SANT104PO Archivos Clínicos: Estudio y Organización

Sistemas de salud. El entorno sanitario y la información Sistemas de salud Introducción Sistemas de salud en Europa, América y otras zonas (China, Australia) Europa Introducción Modelo inglés o de Beveridge Modelo alemán o de Bismarck Países nórdicos, Europa mediterránea y Europa Central y Oriental América: EE. UU. China Australia El sistema sanitario en España Organismos internacionales en el ámbito sanitario (OMS/WHO) Servicios de prevención Definición, ámbitos de actuación y servicio de prevención ajeno Arts. 16, 17 y 22 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP) Sistemas de información hospitalarios (SIH) Concepto. Dato, información, sistema Componentes y estructura del sistema de información hospitalario Elementos, relaciones y objetivos Niveles de decisión Necesidades de información de los usuarios Fuentes y contenido de información Accesibilidad. Niveles de acceso de los usuarios Herramientas organizativas y tecnológicas Fichero de pacientes. Bases de datos Usuarios (proveedores/consumidores, clientes) Unidad de Documentación Clínica (UDC) Competencias de la Unidad de Documentación Clínica Definición y funciones Tratamiento intelectual de la información clínica Codificación, CMBD, demandas de los usuarios Tratamiento material de la información: gestión del archivo clínico Recogida de datos: normalización y validación de documentos y bases de datos. Circuitos de información Proteger la integridad y confidencialidad de los datos clínicos Garantizar el acceso a la historia clínica por los usuarios Control de calidad del sistema Profesionales de la UDC, funciones. Médico documentalista. Técnico en Documentación Sanitaria. Administrativos Procesos para la gestión innovadora en la organización y gestión de un archivo de historias clínicas Definición y características Tipología documental: historia clínica (HC). Estructura y documentos Concepto de documento y de documento de archivo La historia clínica Normativa Principales documentos de que se compone la historia clínica Necesidad de normalización y homogeneidad de la documentación clínica Evolución histórica Diseño de los elementos de la HCs Diseño de los documentos Requisitos para la realización de un diseño Estructura externa de los elementos de la HC Objetivos de un archivo de historias clínicas Custodia de historias clínicas (conservación y preservación) Organizar el flujo de historias clínicas al archivo Garantizar el almacenamiento y clasificación de la documentación clínica Garantizar la utilización de su fondo documental Funciones de un archivo de historias clínicas Recepción Instalación Préstamo Custodia Calidad del proceso Modelos organizativos de archivos de historias clínicas Tipos de archivo Archivo centralizado (historia única, acumulativa e integrada) Otros modelos: archivos descentralizados. Archivo mixto Recepción, instalación y préstamo de historias clínicas Recepción Concepto Identificación de historias clínicas Definición Tipos: numérica, cronológica, alfabética, alfanumérica Etiquetado y código de colores Carpetas, sobres, tipo y gramaje de papel Normalización y ordenación de documentos en la historia clínica La historia clínica Autorización de procedimientos Informe clínico Anamnesis y exploración, evolución clínica, protocolo quirúrgico y hoja de anestesia Ordenación de los documentos de la HC Procedimientos de apertura e identificación de historias clínicas Instalación (archivado físico) Definición Organización por actividad: activo, pasivo, histórico Sistemas de ordenación y clasificación de historias clínicas Clasificaciones Numérica por dígito terminal Otros tipos de clasificación: alfabética, cronológica, numérica secuencial, alfanumérica Préstamo Definición Acceso a la historia clínica. Prestatarios Procedimientos para la realización del préstamo de historias clínicas Circuitos de ejecución del préstamo Introducción Consultas externas. Visitas programadas y no programadas Hospitalización: ingresos programados e ingresos urgentes Urgencias Unidad de codificación Otros tipos de préstamos: estudio, investigación y docencia. Administración y dirección Procedimientos para control de la documentación prestada Custodia de la documentación: conservación, espacios e instalaciones y preservación Custodia de la documentación Concepto Aspectos: conservación, medios materiales, preservación Conservación Medidas y procedimientos Ciclo vital y valor útil de los documentos Subarchivos. Fases de un archivo (activo, pasivo, histórico) Transferencia de historias del activo al pasivo Legislación sobre conservación de la documentación clínica Expurgo Sustitución de soportes Las nuevas tecnologías Informatización (bases de datos,...) Digitalización de documentos (soporte óptico, magnético, etc.) Microfilmación Externalización de archivos clínicos Gestión de medios materiales Depósitos y zonas de trabajo Introducción Área reservada Área privada Área pública Mobiliario. Estanterías Cajas y carros. Sobres. Hamacas Preservación Concepto Medidas preventivas para evitar el deterioro físico en los documentos Recomendaciones Aspectos estructurales y ambientales: luminosidad, temperatura, etc. Condiciones generales Condiciones orgánicas Condiciones constructivas Protección contra incendios, inundaciones, robos, plagas Seguridad y confidencialidad de la documentación clínica Datos de carácter confidencial Legislación Plan de seguridad informática Control de acceso Calidad para la innovación en la gestión de los archivos clínicos Calidad en la unidad de documentación clínica. Conceptos Conceptos El archivo clínico La historia clínica Control de calidad en los archivos clínicos Definición Auditorías Estándares de uso común en los archivos clínicos Análisis de los índices Indicadores de control del proceso de archivado de historias clínicas Indicadores de control del proceso de préstamo de historias clínicas Adecuación de espacios y dotación de medios materiales Control de calidad de las bases de datos Normativa Introducción Reglamento de la HC en hospital, manual de procedimientos del archivo, confidencialidad y acceso a la historia clínica Confidencialidad y acceso al archivo y seguridad informática Acreditación de profesionales