Gestión de Procesos

Objetivos Apreciar el interés de un enfoque centrado en los procesos más que en las funciones/actividades. Investigar y definir los procesos principales de sus organización y analizar su potencial para una reconfiguración óptima, minimizando el coste mediante una reconcepción de los mismos, basada en la eliminación de todo trabajo que no aporte valor. Saber dirigir eficazmente una operación de rediseño, integrando a todos los Departamentos afectados. Renovar la visión de la Organización a la luz de las metodologías y tecnologías más actuales para estudiar la posibilidad de ganar en capacidad de respuesta, calidad y productividad. Programa 1. Organizarse en torno a procesos y no a funciones. ¿Por qué? Las variables de un enfoque de "reconcepción de procesos": plazos, capacidad de respuesta, costes y calidad de servicio al "cliente". La lógica de análisis centrada en los procesos transversales, que favorece la focalización en el clientes y moviliza a los colaboradores de la organización El camino del cambio: la integración de procesos 2. Preparación de la acción de rediseño de procesos La determinación de los procesos clave de la organización. El concepto de "hoja en blanco". Factores que determinan la competitividad de un proceso. Priorización de los procesos a rediseñar. Diseñar un mapa de los principales procesos centrado en los productos y servicios orientados al "cliente". Elección de la estrategia a seguir:¿BPR y/o TQM?. Los actores del proceso de rediseño: tipología y roles. 3. Comprender el proceso actual Puntos clave para la comprensión del proceso. El "Process Mapping": técnicas para descubrir el flujo horizontal del proceso. Repartir las responsabilidades y respetar las entradas y salidas para optimizar. Niveles de análisis de las actividades ligadas al proceso objeto de rediseño: adecuación a las necesidades (primarias y secundarias) y expectativas del cliente. Valoración económica de los costes por actividades. Medición de las variables de plazo y calidad del proceso. 4. Identificar oportunidades de mejora Disfunciones habituales en el desarrollo de los procesos. Analizar y cuestionar todas las actividades que no incrementan el valor significativo en los procesos. Los esquemas de análisis de valor. Identificar sistemáticamente las funciones (fragmentación del trabajo, "idas y vueltas"...) Elaboración de la matriz coste/beneficio. Las matrices flujos-actores, los diagramas de proceso y servicio/producto. El Benchmarking: aportaciones a la mejora de procesos. La generación grupal de ideas: distintas técnicas a aplicar a diferentes situaciones. 5. Establecer los procesos futuros y fijar condiciones de implantación Determinar las ligaciones en la nueva arquitectura de la organización. Ejemplos aplicados a un proceso transversal. Selección de la alternativa óptima y evaluación del impacto del rediseño de procesos. Cambios organizativos asociados al rediseño de procesos. 6. Redefinir y ajustar el sistema de gestión Encontrar un responsable del proceso. Redefinir la nueva organización en torno a procesos: los niveles de responsabilidad y misiones de los colaboradores de la organización. Definir una métrica partiendo del cliente: Escoger los criterios de valoración por parte del cliente. Traducirlos en indicadores de resultado (plazo, capacidad de respuesta, calidad...). Implantar un cuadro de indicadores de gestión para seguir los resultados