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Capítulo 6:

 La correspondencia

La expresión o relación entre las personas es común que charlemos y en algunos casos lleguemos a ciertos compromisos, más sin embargo en algunos casos suele darse que olvidamos lo que hicimos o ciertos compromisos contraídos los negamos, por no convenir a nuestros intereses; En la empresa, industria o dependencias gubernamentales no podemos llegar y decir “se me olvido lo que dije o a lo que me comprometí”, razón por la cual en todo tipo de compromisos relacionados con las empresas, industrias o dependencias gubernamentales se elaboran por escrito, y a esto suele llamarse CORRESPONDENCIA.

La otra situación es que los documentos sirven como pruebas en caso de controversias judiciales, esto es, demandas, ya que como dice el dicho mexicano “las palabras se las lleva el viento”, por lo que los escritos que manejamos en la redacción sirven o funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras hechas por la persona o empresa (o su representante).

ASPECTOS TEÓRICOS.

¿Qué es la Correspondencia?

La correspondencia " es el género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita, en los trámites mercantiles, industriales y oficiales".

La correspondencia se divide en:

a) COMERCIAL, EMPRESARIAL O INDUSTRIAL: Es aquella que se lleva en el desarrollo de los negocios y empresas, así como en la industria.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres y las disposiciones de la ley. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: · En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones

b) OFICIAL O INSTITUCIONAL: Es aquella que se lleva en el manejo de las oficinas públicas y empresas.

c) PARTICULAR: es aquella que trata de asuntos personales,familiares o sociales. Entre los escritos de CARÁCTER PERSONAL, PRIVADO O SOCIAL podemos enunciar los siguientes:

Invitaciones:son mensajes en forma de esquelas o tarjetas es­peciales en que se invita a concurrir a un acto o reunión.

Participaciones:son anuncios de acontecimientos como bodas, bautizos, fallecimientos, etc.

Felicitaciones:son breves mensajes, enviados en tarjetas o telegramas en los cuales se expresan congratulaciones por un he­cho feliz.

Agradecimientos:son escritos breves que encierran la idea de agradecer una atención o algo. Se hacen a través de esquelas, tarjetas o telegramas

Notas de condolencia o solidaridad: son escritos en los que se expresan sentimientos de condolencia o solidaridad frente a hechos luctuosos.

En nuestro estudio hablamos de la correspondencia de Trámite.

Ahora bien ¿qué es un trámite? es toda diligencia que se práctica en el despacho de cualquier asunto.

Es por tanto la correspondencia de trámite puede ser de carácter: comercial, empresarial, industrial, oficial y  particular. Y veremos más adelante el ejemplo de cada uno de ellos.

EL ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA.

¿Qué es el estilo? es la forma externa con que se hacen sensibles las ideas y los sentimientos.

El estilo de la correspondencia tiene las siguientes características o notas:

- Claridad.

- Precisión.

- Propiedad.                                              

- Concisión.

- Sencillez.

- Cortesía.

De las seis características las más importantes son la claridad y la precisión                                                            

En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el estilo de la correspondencia; éste debe ajustarse a preceptos o normas del buen decir, que llamamos características o notas.

En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación fácil, clara y digna en las relaciones comerciales.

La Claridad: consiste en decir las cosas de tal mane­ra que se comprendan sin esfuerzo alguno. Ayudan a escribir con fácil entendimiento el orden en las ideas y las frases cortas, sin tanto rebuscamiento.

La Precisión: consignar las ideas completas, sin omitir las expresiones que ayuden a que el lector se forme un juicio exacto y justo de los escritos.

La Propiedad: obliga a usar términos y giros gra­maticales adecuados; tanto por su significado, como por su apego a los preceptos gramaticales.

La Concisión: es la cualidad que consiste en formular un pensamiento con el menor número de palabras sin quitarle por esto ni claridad, ni precisión.

La Sencillez: aparta de cualquier rebus­camiento para que todo sea dicho sin una preparación aparente. El rebuscamiento consiste en emplear términos y expresiones de aplicación poco frecuente, que en muchas ocasiones le denominamos “crema”.

La Cortesía: es la cualidad del estilo que nos obliga a dar trato adecua­do a las personas según sean las relaciones más o menos estrechas con nuestros superiores, amigos o allegados y subalternos.

Los defectos del estilo vienen a ser lo contrario de las cualidades, o sea: oscuridad, imprecisión, impropiedad, prolijidad, afectación y descortesía; lo cual ha de evitarse en la correspondencia.

REDACCIÓN DE ALGUNOS ESCRITOS Y DOCUMENTOS EN PARTICULAR

Se sugiere para esta sección la realización por parte del alumno de un álbum de correspondencia con los ejercicios propuestos aquí o con otros presentados por el profesor.

LA CARTA FAMILIAR O PARTICULAR

Es un documento con el cual, regularmente, expresamos nuestros sentimientos, de tal manera que nos comunicamos con confianza.

En este tipo de carta lo que manejamos constantemente es el uso de los sentimientos, aunque en otras jugamos con ellos (mentimos), por lo cual debemos tener cuidado al expresarnos por este medio y a la vez poner los pies sobre la tierra al recibirla.

La carta familiar es una de las más sencillas y su forma común es:

Lugar y fecha

Introducción

Desarrollo o texto

Despedida

Postdata (opcional, cuando queremos agregar un dato olvidado)

Ejemplo

                                                          Guadalajara jal. 23 de Septiembre del 2004 

Estimado amigo:

Escribo la presente esperando te encuentres bien de salud en compañía de tus familiares y amigos, como son mis deseos.

Después de saludarte paso a comentarte que del asunto que habíamos hablado con anterioridad  sobre la posibilidad de acompañarte en tu aventura a la Patagonia, no me será posible, ya que en esa fecha tendré que presentarme a  laborar, como habitualmente lo hago, pues me negaron el permiso solicitado, por lo cual espero que comprendas mi situación y para la próxima poderlos acompañar.

Saludos  a los amigos y tu familia.

Tu amigo Francisco Ibarra Rodríguez

 

LA CARTA COMERCIAL

¿Qué es la carta comercial? "Es un escrito por medio del cual se comunican dos personas o dos firmas comerciales con toda la amplitud que el caso lo requiere a propósito de un trámite". Los elementos de la CARTA son los siguientes:

1.- MEMBRETE: Son los datos de la empresa, como la anotación del nombre, dirección (calle y número teléfono, residencia (ciudad y estado), código postal de la empre­sa o persona, que es el remitente.

2.- DESTINATARIO: Es la anotación del nombre del destinatario, empresa, su domicilio, la ciudad, la entidad federativa y el código postal en que reside.

3.- VOCATIVO: Es la expresión de cortesía a modo de saludo con que se inicia una carta, aunque en otras, evitamos estas frases e iniciamos la carta con una breve introducción

4.- TEXTO;  Es la exposición del asunto que es motivo de la carta.

5.- DESPEDIDA: Es la expresión de cortesía con que se termina una carta.

6.- LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÓN: Aquí anotamos el lugar y la fecha en que elaboramos el documento, regularmente le anteponemos la palabra “ATENTAMENTE”

7.- ANTEFIRMA: Es el nombre de la persona responsable que firma el documento.

8.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD: Es el puesto o nombramiento de la persona que firma el documento.

9.- FIRMA O RUBRICA: Es la forma como nos identificamos en los escritos, ya sea escribiendo nuestro nombre con puño y letra propia o un simple garabato que

nos identifican con ella.

10.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que ubicamos al final y al lado izquierdo como “Ccp” que significan “copia carbón para” o “con copia para”, esto es, que estamos elaborando copias para dejar constancia.

11.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD: es la anotación de las iniciales, con mayúsculas las de la persona responsable que dicta y firma el documento, y minúsculas las del empleado que la escribe, que comúnmente es la secretaria.

 

gregorio

LA CIRCULAR

1) ¿Qué es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS

La circular Voluntaria, tiene dos formas de uso:

La circular voluntaria interna,es la que se utiliza dentro de la industria y empresa, en la cual se envian mensajes a los trabajadores, como cambios de horarios, reuniones de trabajo, etc.  

En cambio la circular voluntaria externa es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

Ofrecer los servicios de algún negocio

Dar a conocer un nuevo producto

Enviar lista de productos y precios

Remisión de catálogos

Avisos al personal (internos)

Invitaciones, etc.

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:

Apertura de negocio

Cambio de domicilio

Establecimiento de una sucursal

Nombramiento de apoderado

Designación, ratificación o remoción de apoderado

Nombramiento de distribuidores

Traspaso de negocio

Clausura

Liquidación o quiebra de empresa

Constitución de una sociedad

Dar a conocer el nombre de los administradores

Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria

Aumento o disminución de capital

Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.

Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.

Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en  las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para varias personas.

EJEMPLO (Circular obligatoria)

circular obligatoria

 

EL OFICIO

El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asun­tos concernientes a ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad  en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.

Los elementos del OFICIO son:

1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.

2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

a)   ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

a)   MESA : La oficina que envía el oficio

b)   NUMERO: El número que se le designa al documento.

3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.

4.- INTRODUCCIÓN

5.- TEXTO o DESARROLLO

6.- DESPEDIDA

7.- LUGAR Y FECHA

8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA”    “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”

9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).

10.-  FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.

11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.

12.-  INICIALES DE RESPONSABILIDAD

oficio

 

EL MEMORÁNDUM

El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente pa­ra auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.

Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan ordenes o indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.

La extensión del memorándum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.

La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel im­preso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.

MEMORÁNDUM.

2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:

1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)

2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos para  archivar copia del documento) en la parte superior del lado derecho

3.- REMITENTE

4.- DESTINATARIO

5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN

6.-  TEXTO.

7.-  DESPEDIDA.

8.-  LUGAR Y FECHA

9.-  FIRMA O RUBRICA

10.- ANTEFIRMA.    

11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD

12.- REFERENCIAS FINALES

13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

Estructura física de un MEMORÁNDUM.

SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.

MEMORANDUM

De: Jefe de personal                                                    ASUNTO Suspensión                        

Para: J. Benito Sánchez p.                                           FECHA  5/07/04

Jefe del Dpto. de cheques

                             Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.

                              Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.

A T E N T A M E N T E

Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004

JESÚS ESPINOZA  IGLESIAS

JEFE DE PERSONAL

C. c. P. Archivo

JEI/lea
EL RECIBO

El recibo es el documento con el cual comprobamos la entrega de algún objeto, cantidad o dinero. De igual manera lo utilizamos en lo particular que en lo comercial u oficial, por lo cual es el comprobante que debemos obtener contra entrega del objeto o dinero que hacemos a la persona o institución, para poder deslindarnos de futuros problemas judiciales por la falta de pago o entrega de material.

Los datos que contiene un recibo son los siguientes:

1.- Las palabras " Recibí de " o Recibimos de.

2.- Número para control de recibos expedidos (opcional).

3.- El nombre de la persona o negociación que hizo la entrega o sea, de quien se recibe.

4.- La cantidad de dinero u objetos que se reciben.

5.- El concepto o causa por la que se hizo la entrega.

6.- Lugar y  fecha de la entrega.

7.- El nombre y firma de quien recibe.

Ejemplo:

 

Recibo No. 23                                                                        $ 4,500.00

Recibí del sr. Javier Cabrera Estrada  la cantidad de $4,500.00 (cuatro mil quinientos pesos 00/100 M: N) por concepto de pago de colegiatura de su hijo Javier Cabrera López, en la secundaria técnica No.59.

                                                           Guadalajara Jalisco, 23 de Mayo del 2004

Jorge Estrada Rodríguez

Presidente del comité de padres de familia

LA FACTURA

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Las partes de la factura son:

Membrete,  o sea los datos de la empresa que factura el material o venta.

Número de la factura.

Datos del comprador o a quien se factura el material.

Descripción del material vendido, incluyendo cantidad, precio,  etc.

Lugar y fecha de la venta.

Antefirma y puesto de responsabilidad.

Firma o rúbrica del responsable.

factura

EL CONTRARECIBO

Es el documento que se entrega como prueba de la recepción de la factura, para su revisión y futuro pago.

En la mayoría de las empresas e industrias se acostumbra después de enviar el material y tener el recibo del material enviado, elaboran la factura correspondiente, para posteriormente enviarla para su cobro, la cual una vez recibida por la empresa o industria entrega un documento denominado contrarecibo, que no es otra cosa que un recibo de la factura a revisión para su futuro pago.

Regularmente se tiene establecidos los días de recepción de facturas a revisión y posteriormente otro para su pago.

 Recibí para su revisión y pago las facturas siguientes: 
No.2387Maderería Libertad S.A.$15,000.00
No. 174Maderería Libertad S.A.$18,000.00
   
   
                                               Total$33,000.00
 

Atentamente

Fletes y transportes México .S.A.

Rosa Jiménez

contrarecibo

EL CHEQUE

1) El cheque es un título de crédito por medio del cual una persona llamada Librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es el Librado, el pago de una suma de dinero en favor de una tercer persona llamada Beneficiario.

El cheque se utiliza para manejar cantidades de dinero en lugar de  efectivo

En el cheque intervienen tres personas que son:

a) El Librador: es la persona que tiene la cuenta en el banco y expide el cheque.

b) El librado: es el banco y es quien está obligado a pagar el cheque.

c) El Beneficiario: es la persona a cuyo favor se expide el cheque. El nombre del beneficiario aparece escrito en el cheque si éste es nomi­nativo; pero puede ser al portador, y en este caso no figura el nom­bre del beneficiario, sino las palabras "Al Portador". El banco de­berá pagar el cheque al beneficiario o a la persona a la que éste se lo endose, previa identificación. Hay diferentes clases de cheques como, cruzado, de caja, viajero....etc.

2) Los datos que deberá contener el cheque son:

1.- La mención de ser cheque inserta en el texto del documento.

2.- El lugar y la fecha en que se expide.

3.- La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero

4.- El nombre del librado (nombre de un banco).

5.- Nombre del beneficiario en algunos casos, porque puede ser al portador.                                                    

6.- La firma del librador.

7.- Importe en cifras y letra.

* El cheque tiene su propio número.

* El cheque tiene el número de cuenta bancaria.

El cheque siempre será pagadero a la vista, pues aun cuando en él apa­rezca una fecha posterior, el banco está obligado a pagarlo en su presenta­ción, siempre que haya fondos suficientes.

Para que una persona pueda expedir cheques se requiere de los siguientes requisitos:

a) Haber depositado en la institución de crédito fondos suficientes.

b) Que el banco haya autorizado al depositante a expedir cheques me­diante la entrega de la chequera correspondiente.

TIPOS DE CHEQUE

1.- Al portador, se paga a la persona que lo presente ante el banco.

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2.- Nominativo, esto es, que solo se pagará a la persona a quien va mencionado en el cheque, endosarlo para que otra lo haga por él o para deposito.

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3.- Cruzado, esto es que solo podrá ser depositado en alguna cuenta bancaria, para esto, al cheque se le colocan dos líneas en diagonal. El cheque puede ser al portador o nominativo.

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4.- Certificado, es el cheque más seguro para cobrarse incluso en caso de extravío, ya que solo la persona a quien se dirige (nominativo) podrá  cobrarlo o depositarlo. Este cheque solamente se puede tramitar en las sucursales bancarias, ya que al certificarlo se descuenta dicha cantidad de la cuenta del solicitante, es decir el banco asegura la cantidad antes de que sea cobrado por el beneficiario, pero este último tiene la seguridad de que realmente el cheque tiene fondos suficientes. Es uno de los cheques más seguros, ya que con este el banco garantiza el cobro del mismo, descontando dicha cantidad desde el momento de solicitarlo, el cual deberá ser nominativo.

Este a su vez lleva la firma de dos funcionarios bancarios, que avalan dicho documento, los cuales deberán estar registrados en el catalogo de dicha institución, éstas van al reverso del mismo.

5.- Giro bancario, este se tramita en las sucursales bancarias y lo puede solicitar toda persona, tenga o no cuenta con ellos, ya que el banco cobra una comisión por su expedición, además se tienen que dar datos de la persona a quien se dirige, ciudad, cantidad, etc.   

6.- Cheque de caja, es el cheque que se utiliza regularmente por las personas que no tienen cuenta en banco alguno o que requieren para hacer algún pago a una empresa o industria.

El banco cobra una comisión por la emisión del mismo.

El cheque es nominativo y lo firman dos funcionarios, cuyas firmas deben aparecer en el catalogo de la institución bancaria.

EL INFORME

El informe es un documento que se utiliza para dar un reporte ampliado, con pormenores del evento o actividad que se nos encomendó. Regularmente se calendarizan, ya que previamente se establecen las fechas para hacerlo, por ser una actividad constante o programada.

Los informes pueden ser gubernamentales, empresariales, estudiantiles, académicos, industriales, etc.

De los informes gubernamentales, los más comunes son los de:

Presidentes municipales

Gobernadores del estado y,

Presidente de la republica

Empresariales:

Informe del estado financiero de la empresa

Informe de actividades departamentales o personales

Estudiantiles:

Informes personales de servicio social

Informes académicos tipo ensayo

Informes de actividades escolares

Académicos:

Informe de actividades realizadas por periodo

Informe de investigación realizada

Informe de materiales utilizados o a utilizar

Industrial:

Informe del estado actual de edificios

Informe actual de material disponible (inventario)

Informes departamentales

Informes sobre el estado de investigaciones llevadas a cabo

Informe de actividades del personal

 

EL REPORTE

El reporte es un informe rápido y concreto, que su finalidad es describir los hechos o datos que se nos solicitan, regularmente es a petición de parte, es decir, cuando se nos solicita.

Es cuando alguien nos da la indicación de reportar tal o cual accidente o falta de servicio, lo que hacemos es informar en concreto los datos que se nos piden.

Ejemplo:

Mtro. Francisco García Uribe  

Director de la división de ingenierías del CUCEI

Presente:

                Por este conducto informo a usted del estado en el que se encuentran las aulas del edificio “Q” de este centro y que es el siguiente:

1.- Los pisos en mal estado, ya que algunos salones los tienen quebrados y sucios.

2.- Los pizarrones son bastante antiguos, por lo cual no se puede trabajar de manera adecuada

3.- La basura constantemente es escondida tras la puerta, en lugar de recogerla el personal de servicio.

4.- El personal de servicio pocas ocasiones trapean los salones por lo que se nota la mugre y desaseo de los mismos.

                Sin más por el momento se despide de usted.

A T E N T A M E N T E

Guadalajara Jalisco, 23 de junio del 2004

ING. JORGE FLORES MATIZ

JEFE DE SUPERVISIÓN Y CALIDAD

C. c. p.- Archivo

JFM/amr

En la industria también es conocido como bitácora, que no es otra cosa que un reporte diario de la actividad o trabajo realizado por tal o cual persona o grupo. En otras es para informar los accidentes o daños en la industria o empresa.

 

BITACORA

Es la forma de describir las actividades llevadas a cabo paso  a paso por una persona, departamento o industria.

Este tipo de documento es una memoria, como un diario descriptivo de las actividades desarrolladas, un ejemplo de ello es la BITACORA DE CONSTRUCCION en la ingeniería Civil o el caso de la BITACORA  EN LA INVESTIGACION, ésta última es muy necesaria, ya que podemos llevar a cabo investigaciones y en un momento dado ubicar nuevos productos o inventos, y si no se lleva a cabo la memoria o Bitácora no será posible saber que es lo que hicimos o como logramos llegar a ese momento, invento o producto y poder reproducirlo en un futuro.

 

bitacora

LA CONVOCATORIA

Es el documento mediante el cual hacemos la invitación para la participación de personas o grupos a eventos, ya sean deportivos, culturales, educativos, etc.

También se utiliza por las organizaciones gubernamentales para promover actividades académicas, políticas o culturales, así como las Universidad o dependencias educativas, para la promoción de becas, promociones de personal, organización de eventos académicos, congresos, foros, etc.

Este tipo de documentos también se utilizan en las empresas o industrias para citar a los socios accionistas o interesados en el acto o  evento a realizar. 

Un ejemplo de ello es el siguiente:

convocatoria

REUNIONES DE TRABAJO Y EL ORDEN DEL DIA

Las reuniones de trabajo tienen varias finalidades, una de las cuales es la de acordar formas y tiempos para la función laboral.

A este tipo de reuniones suele citarse mediante una circular de carácter obligatorio o convocatoria, en el cual se debe adjuntar el orden del día y que regularmente es el siguiente:

1.- Lista de presentes

2.- Lectura del acta anterior

3.- Asuntos a tratar (los que estén programados)

4.- Asuntos varios

LA CONSTANCIA

"Es un testimonio escrito, firmado por una persona con autoridad para expedirlo."

Se formula a petición del interesado, quien lo usa a manera de comprobante de aptitud, de honestidad, de buena conducta, de antigüedad, de servicio, y en general para atestiguar un hecho cualquiera cuya comprobación convengan al solicitante.

Sus elementos son:

1.- Membrete  

2.- Destinatario        (regularmente lo manejamos a quien  corresponda)

3.- Introducción.

3.- Texto                    

4.- Despedida

5.- Lugar y fecha

6.- Antefirma

7.- Firma                   

8.- Puesto de responsabilidad

9.- Referencias Finales  (opcionales)

10.-Iniciales de responsabilidad  (opcionales)

Se distingue la Constancia de la Carta y del Oficio, en la supresión de la dirección, en virtud de que el firmante ignora a quien o a quienes va destinado el escrito en algunos casos.

constancia

LA SOLICITUD DE EMPLEO

Es quizá el documento más solicitado para quienes buscan empleo, pues todas las empresas que necesitan personal, lo piden para tener los datos de los aspirantes a determinado puesto.

Algunas empresas piden además de la solicitud de empleo, un curriculum vitae en donde hables de tu experiencia laboral, pero la mayoría solicita que el aspirante a ocupar un puesto llene una solicitud de trabajo. Hay muchos tipos de solicitudes de empleo; puede ser que la compañía maneje una en especial o que lleves una de las que venden en la papelería, pero generalmente todas preguntan tus datos generales, tu grado académico, tu experiencia laboral y referencias personales. Algunas más te preguntan sobre tus propiedades o situación económica.

Lo importante es que antes de que llenes tu solicitud de empleo la leas perfectamente y si tienes alguna duda le preguntes a alguien como llenarla. Si no tienes dudas, llénala con letra clara y de preferencia con tinta negra o azul. Jamás uses lápiz o tinta de otro color; tampoco taches tus respuestas o las encimes y nunca mientas. Procura que toda la información sea precisa, ya que esta solicitud formará parte de tu expediente en caso de ser contratado o de la base de datos de la empresa, en espera de una nueva vacante. Recuerda que tu solicitud de trabajo es tu carta de presentación ante la empresa y la mejor forma de persuadir para conseguir una primera entrevista.

Lo que hay que saber antes de firmar un contrato.

• Nombre y apellidos, cargo de la persona que firma en nombre de la empresa.

• Fecha de inicio y finalización del contrato.

• Existencia o no de un período de prueba.

• Profesión o categoría laboral a la que pertenece el trabajador.

• Cuantía del salario base inicial y complementos de salario.

• Domicilio social de la empresa.

• Duración de la jornada de trabajo (mixta, continuada, etc.).

• Duración de las vacaciones.

• Convenio colectivo aplicable a la relación laboral.

• Plazos en los que hay que avisar previamente al empleado en caso de extinción del contrato.

• Compromiso por parte de Ia empresa y el trabajador de someterse a la autoridad competente en caso de conflicto.

Un contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste se compromete a prestar sus servicios al empresario a cambio de un salario.

EL CURRÍCULUM

El currículum  es el antecedente o historial personal de cada individuo, es  decir,   hacemos mención de nuestros datos personales, desde el nombre, fecha de nacimiento, estudios y antecedentes laborales, etc.

Los datos que se requiere en este tipo de documentos es:

1.- DATOS PERSONALES

NOMBRE

DOMICILIO

TELEFONO

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO

ESTADO CIVIL

OTROS DATOS

2.- ESTUDIOS REALIZADOS

PRIMARIA

SECUNDARIA

PREPARATORIA

LICENCIATURA

POSTGRADO

OTROS ESTUDIOS

 

3.- DATOS LABORALES

Se inicia por el último o actual empleo

(Se recomienda no anotar más de tres)

4.- PREMIOS O DISTINCIONES

Esto es, los reconocimientos que hemos obtenido por nuestro trabajo, ya sea académico o laboral.

5.- PRODUCCIÓN

Ésta puede ser material elaborado por nosotros o que hayamos participado en el trabajo, entre ello investigaciones realizadas.

LA CARTA DE RECOMENDACIÓN

 

La carta de recomendación es aquella en la cual damos fe de conocer a la persona o grupo de personas y que nos consta es persona honorable, por lo cual la recomendamos.

Su elaboración es como los formatos de la carta comercial, agregándole en lugar del destinatario la frase, A QUIEN CORRESPONDA, si va dirigida a persona desconocida. Si va dirigida a persona especifica se anotará el nombre de ella en el destinatario.

Un ejemplo de ello es el siguiente:

A QUIEN CORRESPONDA:

            Por este conducto hago constar que conozco al Sr. Enrique Macias Ramos aproximadamente desde hace diez  años, quien en este lapso ha sido una persona sencilla, trabajadora y honrada, por lo cual no tengo inconveniente en recomendarlo ampliamente.

            Se extiende la presente a petición del interesado, para los fines y usos legales que a el convengan.

LA CARTA PODER

 

Es el documento por medio del cual una persona concede autorización a otra para que en su nombre y representación ejecute actos mercantiles, administrativos, de dominio o judiciales.

El poder puede conferirse empleando cualquiera de los procedimientos que a continuación se mencionan:

1.- Escritura pública

2.- Carta poder simple

3.- Carta poder ratificando firmas ante notario público

Los datos indispensables en el poder conferido son los siguientes:

1.- Nombre y firma del apoderado

2.- Pormenor completo del asunto relacionado con la autorización

3.- Nombre y firma del poderdante

4.- Nombre y firma de dos testigos

Se le denomina PODERDANTE a la persona que concede la autorización, y se denomina APODERADO, a la persona a quien se le otorga la confianza y se le faculta para ejecutar actos estipulados en el poder.

TIPOS DE PODER

PODER GENERAL, por medio de este se otorgan facultades para que pueda ejecutar el apoderado, sin ninguna limitación, todos los actos mercantiles, administrativos, de dominio y judiciales.

PODER ADMINISTRATIVO, es el que se concede para atender un negocio y ejecutar actos administrativos y mercantiles que sean necesarios.

PODER ESPECIAL, se extiende únicamente para determinado asunto, por lo tanto al cumplirse el mandato, cesa la autorización.

PODER JUDICIAL, se denomina al que se otorga para asuntos de esta índole, como demandas judiciales, laborales, civiles, mercantiles, etc., por lo que en el momento en el que se llega a la resolución del problema, cesa el poder y se suspende el compromiso, o en caso de que el poderdante cancele el poder a su apoderado, por falta de confianza o necesidad.

Trabajo académico

Escritos docentes: son los escritos que surgen de la actividad docente en la relación maestro-alumno. Pueden ser: informes, apuntes, síntesis, amplificaciones, comentarios, etc.

En esta actividad también se utiliza el memorándum, el cual como ya lo mencionamos con anterioridad es de uso exclusivamente interno, es decir son recados que enviamos dentro de nuestro trabajo de manera oficial.

Capítulo anterior - La investigación documental

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