El compliance officer es el responsable de recomendar, coordinar, controlar y acompañar a una empresa para que se mueva dentro de la legalidad, evitando riesgos y malversaciones, sobre todo fiscales. Este perfil profesional ha ido ganando peso y presencia en el gremio empresarial, independientemente del volumen de la compañía.
A continuación, te exponemos las responsabilidades del controller jurídico y qué instrumentos son necesarios para desarrollar sus responsabilidades.
Responsabilidades del compliance officers
El compliance officer es el responsable de hacer cumplir la ley y tomar las mejores decisiones. A causa de la complejidad de las leyes actuales, el compliance debe tener una gran formación en derechos y normas. También debe tener mucho bagaje y mucha experiencia como asesor jurídico y fiscal.
Las actuaciones del compliance no son pocas. Sus principales funciones en una empresa son:
- Reconocer todas las normativas que afecten a la empresa.
- Implementar las disposiciones necesarias para reconocer riesgos respecto al cumplimiento legal.
- Relacionar los métodos que sigue la empresa con las ordenaciones respectivas.
- Brindar, constantemente, apoyo formativo e informativo a los trabajadores.
- Garantizar la independencia y ausencia de problemas basados en intereses.
- Diligencia de posibles denuncias o reclamaciones.
Así pues, el compliance officer debe mostrar rigor, compromiso y tener destrezas comunicativas para cumplir con sus funciones.
Métodos de un compliance
Para poder llevar a cabo sus tareas, el controller jurídico debe tener en cuenta una serie de directrices para ello. Son las siguientes:
Definir finalidades usar métodos de análisis y gestión de riesgos. El compliance debe redactar un plan con unas metas definidas. Para ello, la norma UNE-ISO 19600:2015 sirve de referencia y se puede utilizar en cualquier empresa. En esta se indican una serie de normativas para que la empresa se asegure que se están cumpliendo con las finalidades. También quedan reflejados acuerdos con terceras partes.
Para analizar y valorar riesgos a partir de impacto y probabilidad existen dos alternativas. Estas se basan en una evaluación cuantitativa o cualitativa.
Muchas empresas se deciden por las técnicas cualitativas. El hándicap que presentan estas técnicas es que la valoración es subjetiva. Se realiza con cuestionarios que realizan los responsables de los diferentes procesos de la empresa, basados en sus propios principios.
Digitalizar y monitorizar
La transformación digital de una empresa implica que todo lo hecho hasta ahora quede registrado y se sepa qué usuario la ha realizado. Si se define bien un método de monitorización combinado con un aviso de alertas, se facilita la localización de acciones dudosas de manera más sencilla.
Crear certezas
Si se comete alguna falta, un programa de compliance debe estar preparado de tal manera que se pueda demostrar que existían sistemas y disposiciones para evitarlo. Algo tan simple como el email certificado son muy útiles.
Separar responsabilidades
Se recomienda diferenciar funciones para evitar que una persona o departamento que lleva a cabo según que responsabilidades, puedan provocar una estafa.
Redactar un Código Ético
Un documento donde queda constancia el compromiso de la empresa con los preceptos de conductas e integridad empresarial que tienen que acatar todos los trabajadores. Es mejor repartidlo entre los distintos departamentos y que todo empleado lo firme.
Preparar un canal de denuncias
Para indagar casos de fraude es imprescindible tener un canal de denuncias, ya sean internas o externas. Una manera sencilla de hacerlo es mediante la página web de la empresa o un correo electrónico.
La envergadura del compliance program
El 1 de julio de 2015 se reformó el Código Penal español. En él se establecen las normativas por las que las personas jurídicas, entendidas como sociedades mercantiles, asociaciones y fundaciones, son penalmente responsables de los fraudes cometidos por sus representantes legales.
Como respuesta a ello, las empresas crearon el compliance program, aunque el Código Penal no especifica cómo debe estar dispuesto. Este escrito contempla un conjunto de normas internas que quieren solidificar un modelo eficaz de organización para evitar el riesgo de cometer fraudes. También sirve para evitar el compromiso penal de los delitos cometidos por parte de los directivos y empleados de una empresa.
Con la creación de un compliance program se da un valor añadido a la reafirmación de los principios éticos y de comportamiento en la cultura de legalidad y buenos métodos de una empresa.
Para que un compliance program tenga vigencia debe cumplir con una serie de cláusulas previamente revisadas por el compliance officer. Estas cláusulas son:
- Identificar e indicar las zonas o actividades de la empresa más frágiles ante la ley.
- Predeterminar protocolos internos para prevenir fraudes dentro de la empresa.
- Crear un sistema que sancione el incumplimiento de las normas establecidas en el compliance program.
- Hacer comprobaciones regularmente del documento.
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