La ofimática se conoce como el conjunto de herramientas tecnológicas que se utilizan para optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan dentro de una oficina. De hecho, ofimática es un acrónimo entre oficina e informática. Para profundizar en este y mucho más conceptos relacionados, el Máster en Gestión Contable para Auditoría es la herramienta ideal para aquellos profesionales interesados en adquirir los conocimientos necesarios tanto en gestión contable como en la correcta administración de auditorias.
Utilidad de la ofimática
Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular la información. Sin embargo, para que estas funcionen, los ordenadores deben estar siempre conectados a una red de Internet.
Aunque parece un concepto muy reciente, la verdad es que la ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70. Con la modernización y masificación de los productos de oficina, surgió la necesidad de cambio.
Un cambio muy positivo y relevante fue el salto del trabajo con máquinas de escribir a la era de los ordenadores de escritorio y la invención de la fotocopiadora. Hoy en día, existen varias herramientas y proveedores de software. Sin embargo, el más popular es Microsoft Office y en el mercado gratuito OpenOffice, lidera la competencia.
Procedimientos y herramientas
Aunque existen muchos programas y herramientas dentro de la ofimática, los más reconocidos, de mayor difusión y uso son:
- Los procesadores de texto: son programas o aplicaciones informáticas cuya función principal es la de crear o modificar documentos de texto y escritos en el ordenador.
- Las bases de datos: se llama base de datos o banco de datos, a un conjunto de información dentro de un mismo contexto. Esta información se ordena sistemáticamente para su posterior recuperación, análisis y transmisión. Actualmente, existen muchas formas de bases de datos, desde una biblioteca hasta un vasto conjunto de datos de usuarios de una empresa informática.
- Los complementos: hacen referencia a todas las herramientas adicionales con las que cuenta el ordenador, la cámara, la calculadora, las notas, recortes, etc.
- Los paquetes informáticos: como se mencionó anteriormente, Microsoft Office es el más utilizado en la gestión de documentos tanto de texto como de cálculo o presentaciones. Dentro de las herramientas de Office, se encuentran los siguientes programas; Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access y Publisher.
Características de las principales herramientas:
– Word: es el procesador de textos. Normalmente utilizado para redactar, darle formato a cualquier texto y una buena herramienta para páginas web.
– Excel: su función principal es de hoja de cálculo. Utilizada para crear archivos como facturas, llevar a cabo el control del estado de cuenta, elaborar estadísticas, entre otras funcionalidades.
– PowerPoint: es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Cuenta con herramientas de imagen, sonido y vídeo.
- Los Softwares: sin duda las herramientas en la nube o almacenamiento en tiempo real, son la nueva generación en términos de practicidad. Google Drive, permite crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, que son compatibles con Office, además de permanecer guardadas en la nube sin necesidad de utilizar el almacenamiento del mismo ordenador. Con la facilidad de realizar descargas en cualquier momento y dispositivo. Dentro de los softwares más populares se encuentran: Google Drive, Agenda Digital, Block de notas Digital, correo electrónico, redes sociales, mensajería de WhatsApp, entre otros.
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