La celebración de eventos es muchas veces una oportunidad perfecta para darse a conocer entre diferentes empresas y profesionales, así como una manera diferente de publicitarse y crear una buena imagen de marca. Eso sí, su organización requiere mucho trabajo previo y, en el caso de no hacerlo de manera adecuada, se puede convertir en un arma de doble filo perjudicial para la empresa. Estos son los principales pasos a seguir para que un evento sea todo un éxito.
- Establecer el objetivo y el público al que irá dirigido. Que el evento a celebrar tenga un objetivo central es lo primordial antes de comenzar a hacer nada. De ahí saldrán las ideas de acciones a realizar y la imagen central. Por otra parte, también hay que establecer elpúblico a quien irá dirigido. No es lo mismo dirigirse a importantes empresarios y posibles inversores que a estudiantes jóvenes. Teniendo estos factores en cuenta, el lenguaje a utilizar y las actividades variarán.
- Decidir el tipo de evento. Hoy en día existen múltiples opciones para un evento. Puede ser desde un desayuno a primeras horas de la mañana, hasta una fiesta por la noche que se alargue hasta la madrugada. Por ello, dependiendo de los objetivos fijados y el público, habrá que seleccionar qué tipo de evento será.
- Seleccionar la localización. Que el lugar sea el adecuado es vital para que el evento salga bien. Para ello, se debe establecer el número de asistentes que se espera que asistan y seleccionar un buen espacio en el que entren sin problemas. Pero no solo eso es importante: también hay que tener en cuenta la localización y las facilidades de acceso. Por otra parte, otro factor a tener en cuenta es que el espacio cuente con los materiales necesarios para poder hacer todo lo que buscamos; como televisiones, altavoces y pantallas.
- Establecer la fecha. Una vez tomadas las primeras decisiones, hay que seleccionar la fecha y la hora en la que se celebrará. Al fijar el día del evento, es necesario tener en cuenta que, además de organizarlo, también hay que publicitarlo, y esta fase nos llevará un tiempo. Ponerse en contacto con el público con un mes de antelación es lo más adecuado. Por otra parte, elegir el día de la semana correcto también es importante: si es por la mañana, lo mejor es que se celebre un viernes puesto que es cuando los posibles invitados tendrán más disponibilidad. Si, al contrario, es por la tarde, se elegirá el jueves o el viernes por su cercanía con el fin de semana.
- Asegurar los invitados. Aunque los primeros invitados comenzarán a confirmar su asistencia con un mes de antelación; es importante volverse a poner en contacto con ellos una semana antes del evento para asegurarse de que no se han olvidado o que finalmente no les resulte posible asistir.
- Planificar los gastos. Una vez conseguidos los datos principales, como el lugar y el número de asistentes, habrá que controlar la planificación de los gastos. Además del alquiler del espacio, en muchos eventos es necesaria la contratación de azafatas para guiar a los invitados y seleccionar un catering. Tú decides: puede ser desde algo para picar hasta una comida o cena completa. Pero los gastos no se quedan ahí: lo más habitual es obsequiar a los asistentes con cuadernos, bolígrafos y diferentes materiales corporativos para que recuerden el evento y a la empresa organizadora. Por ello, es recomendable incrementar el presupuesto un 10% más de lo que se espera gastar para poder hacer frente a posibles imprevistos.
Una vez seguidos todos estos pasos, solo queda disfrutar del éxito y del duro trabajo que ha supuesto organizarlo. Los eventos no son tarea fácil, pero sí gratificante. ¡A por ellos!
