No hay duda de que vivimos la era digital, en la que casi para cualquier acción de la vida hay una aplicación para simplificarla. Lo mismo ocurre para la organización de eventos, que existe una aplicación para cada tipo de acontecimiento y a cada cual mejor.
Si trabajas en la organización de eventos o te interesa el tema, no pierdas de vista este artículo. Hoy te contamos qué tipo de aplicación debes usar para que el acontecimiento sea un éxito.
Escoge la app que necesitas para la organización de tu evento
La mejor aplicación para la organización de eventos puede ser una o varias, incluso puede que necesites combinar más de una. En cualquier caso, ¡veamos cuáles destacan en el mercado de las apps!
Primero, concretar una fecha
Buscar la fecha apropiada para la celebración del evento es crucial. Este suele ser el primer paso y el más complicado de gestionar. Hacer cuadrar agendas de un grupo de personas suele ser una tarea muy complicada, sobre todo si se trata de invitados que por lo general, andan muy ocupados.
Una aplicación que puede ayudarte para solventar este primer punto es Doodle. Con esta app no tendrás que preguntar persona por persona cuál es el día que mejor se le ajusta, pues obtendrás el día perfecto después de que la app sincronice los calendarios de tus invitados –trabaja con Google, Outlook, Yahoo, y otros– . Esta aplicación es perfecta para gestionar acontecimientos laborales.
Acordado el día, ocúpate del servicio de catering
En todo gran acontecimiento, la comida y la bebida ocupa un lugar importantísimo. Para coordinar el servicio de catering puedes ayudarte de Pepperplate para la comida y de Cocktail Flow para la bebida.
Si te dedicas a la organización de eventos o te ocupas de buscar la comida en las celebraciones con los tuyos, sabrás el caos que supone atender a las necesidades culinarias de todo el mundo. Conseguirás ordenar tus ideas y llevarlo todo bajo control con esta app, donde podrás almacenar las recetas que más convienen para el día D, los menús más adecuados y organizar tus listas de la compra. Es un método muy fácil para coordinar este asunto y conocer nuevos menús que enriquecerán tus eventos de manera gratuita.
Y para la bebida, no hay mejor manera de saber qué tipo de servicio contratar que si entiendes de cocktails. Para ello, conviértete en barman con la segunda aplicación. Te enseñará a hacer los mejores cócteles para que sepas ofrecer las bebidas perfectas a tus invitados.
Escoger la música, un detalle importante
Igual que la comida, la música dice mucho del evento. Por eso es importante encontrar al DJ adecuado, que sepa qué pinchar acorde con la línea de la fiesta, ya que no es lo mismo una celebración familiar que una reunión por trabajo.
Para este tipo de cuestiones, prueba Patry Mixer. Con esta aplicación tendrás las mejores mezclas, reproducción de pistas simultáneas y listas favoritas guardadas que pueden sonar automáticamente. Con esta app no te hará falta estar pendiente de la música para dedicarte a tus invitados.
App para gestión listas de invitados
En la planificación de un evento no pueden faltar las aplicaciones para organizar las invitaciones y las listas de tareas. Un buen organizador de eventos no pierde de vista el desarrollo de este tipo de apps ya que le solventan gran parte del trabajo.
Así, una app que no puede faltar entre tus herramientas es Pro Party Planner. Es una de las más competentes en estos momentos. Además de organizar tareas, esta app es útil para delegar funciones, apuntar recordatorios e incluso compartir la información con otras personas. Si dispones de ayudante para la gestión del evento, esta app es perfecta. Hasta permite conectar con las redes sociales. Por otro lado, te permite seguir en tiempo real cómo se va desarrollando la fiesta.
Una aplicación especial para bodas
Muy parecida a la anterior, pero diseñada para planificar una boda, es Wedding Planner. Puedes empezar a usar esta app un año antes del día señalado. Así podrás empezar a organizar el gran día con tiempo.
Otra app que puedes utilizar es Todoist. Con ella podrás coordinar todas las tareas que vas a llevar a cabo y acceder a cada una de ellas para apuntar o ver los detalles. Además, está disponible para móvil y ordenador.
Otras aplicaciones interesantes
Además de las apps que ya te hemos presentado, estas otras puede que te resulten también interesantes.
Con Yar TV puedes retransmitir el evento como si fuera televisado. Pero si lo que necesitas es enviar invitaciones en masa, en ese caso te resultará útil Mailchimp. Es una de las aplicaciones de mensajería más utilizados. Podrás editar mails personalizados y enviarlo a todos tus contactos en un solo clic.
Apps para que los invitados interactúen
Las aplicaciones para organizar y listar tareas están muy bien. Pero, ¿y si además pudieran ofrecer entretenimiento a los asistentes? Lo cierto es que existe gran variedad de aplicaciones desarrolladas para la interacción del personal. Con este tipo de app seguro que consigues dar la nota de originalidad que todo organizador espera obtener.
Tan fácil como lo siguiente. Te proponemos que elijas un hashtag original. Házselo llegar a todos los invitados para que durante y después de la reunión lo etiqueten en su red de Instagram. Así podrán colgar fotos y momentos divertidos de la celebración. Incluso podéis premiar las fotos más memorables. Se conseguirá un ambiente festivo y de expectación que predominará durante y después del evento. Los invitados se llevarán un buen recuerdo del día y, por lo tanto, tu objetivo como organizador de eventos lo habrás superado con nota.
