Las hojas de cálculo son documentos informáticos que diseña el propio usuario para organizar y manipular datos numéricos. En general son empleadas para realizar operaciones matemáticas, pero también permiten ordenar, clasificar y detectar aquellos valores que se salen de unos rangos definidos.
Hay varios programas para la creación de hojas de cálculos, aunque sin duda el más popular es Excel, sobre todo para aquellos usuarios que emplean el sistema operativo Windows.
Son muchos los usos que se les puede dar a las hojas de cálculo Excel en los laboratorios, ya que como se ha comentado anteriormente facilitan enormemente la realización de los cálculos matemáticos, pero también se pueden emplear para crear gráficos de control, para la obtención de resultados de validación de métodos y calibración de equipos o para la detección de valores fuera de rango.
Cálculos y operaciones
En ocasiones los resultados no son obtenidos directamente por los equipos empleados, siendo necesario realizar una serie de cálculos y correcciones para poder informar un resultado final. En estos casos las hojas de cálculo facilitan el trabajo ya que una vez creadas, sólo con introducir los valores primarios se pueden obtener los resultados de forma sistemática y reduciendo al máximo la posibilidad de errores.
Gráficos de control
Una de las herramientas más útiles para el aseguramiento de la calidad en los laboratorios es el empleo de los gráficos de Shewhart o de control. Estos sistemas permiten conocer el funcionamiento de los métodos de ensayos y detectar la pérdida de estabilidad de los resultados. También resultan muy útiles para evaluar los controles de precisión y del sesgo que de forma periódica deben realizarse en los laboratorios.
Detección de valores fuera de rango
En muchas ocasiones las medidas o resultados deben encontrarse dentro de un rango establecido por las normas de referencia o por los procedimientos normalizados de trabajo. En estos casos el uso del formato condicional de Excel facilita mucho la detección de estos valores fuera de las tolerancias definidas.
Esto es especialmente útil cuando se dispone de un número muy elevado de datos, como por ejemplo las temperaturas medidas por dataloggers en el control de estufas, frigoríficos o cámaras congeladoras.
Operaciones estadísticas sencillas
Estudios de reproducibilidad, repetibilidad, sesgo, cálculo de incertidumbre, etc. En todos estos casos se emplean estadísticos como la varianza, coeficientes de variación, medias, medianas, etc. Aunque Excel no es un programa estadístico propiamente dicho, la facilidad de su uso permite el diseño de hojas de cálculo que pueden ser utilizadas para realizar operaciones estadísticas básicas de forma rápida y sencilla.
En todos los casos mencionados las hojas de cálculo siempre deben estar validadas (se debe mostrar evidencia de que las operaciones introducidas son las adecuadas) y protegidas, de forma que no sea posible su modificación de forma accidental.
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