La ofimática significó un avance muy relevante en todas las empresas a partir de los años 70. Actualmente ha seguido desarrollándose, hasta el punto de que se requieren estos adelantos para sacar el trabajo adelante. Es parte de nuestra vida, ya no únicamente en la oficina, sino en nuestro mundo de ocio.
A continuación te explicamos abastamente todo lo que comprende este concepto y cuáles son sus beneficios. También qué tipo de programas se pueden usar.
Qué es y para qué sirve la ofimática
La ofimática tiene en el mismo vocablo su significado. Por un lado, hay una alusión a la oficina y, por otro, a la informática. Es, por tanto, el nexo de ambos conceptos, con el objetivo de informatizar la información de una empresa.
Actualmente, puede parecer una definición muy habitual, ya que es complejo comprender cualquier trabajo sin la ayuda de las computadoras o la tecnología. Pero esto mismo supuso una transformación en la década de los 70. Se empezaban a dejar de lado las históricas máquinas de escribir para tener los primeros ordenadores conectados a una red.
Hoy en día, la informática de oficina está conectada sí o sí a Internet, facilitando a los trabajadores de una empresa el acceso a toda la información relevante. Mediante esta se consiguen reducir las tareas, en comparación a décadas atrás, cuando se tenía que hacer todo a mano.
Por eso, a la hora de encontrar un archivo, ya no hay que acudir a los archivadores e ir leyendo uno a uno hasta encontrar el necesario. Usando un buscador, ya sea del software interno como uno externo, mediante Internet y en pocos segundos, se consigue poseer la información necesaria.
Provechos de la informática de oficina
Todo tipo de empresa encuentra innumerables provechos al usar la informática de oficina. Aunque más adelante se mostraran los beneficios del uso de la ofimática, uno de ellos responde al amplio espectro donde moverse.
Con ella se puede llevar fácilmente la contabilidad de la empresa o avanzarse a las transformaciones del mercado tan habituales. Si se tiene un negocio basado en la venta de un producto concreto, se pueden evaluar las preferencias pasadas para conseguir incrementar la demanda, logrando un nuevo producto más atractivo.
En sí, es más sencillo llevar una estrategia de mercado, siempre que se forme parte de una empresa privada. Por lo que son las empresas públicas, poseer una base de datos informatizada hará mejorar la atención al mismo público.
Hay que valorar la transformación que vivieron los que controlaban la oficina a la antigua usanza. Probablemente para ellos implicó un esfuerzo muy grande dejar atrás todo lo aprendido para introducirse en el nuevo mundo de la informática.
Todavía hay personas que tienen dificultades para el manejo de los programas computarizados, de los cuales se hablará más adelante. Pero, indudablemente, una vez se aprenden a usar estos programas, uno se da cuenta de la facilidad con la que se puede manejar una empresa. En algunos casos se requieren cursos de formación, siendo estos avezados para todo el mundo. Muchos de los programas que usan los trabajadores de una empresa son también utilizados por amas de casa para llevar la contabilidad de la misma.
Beneficios de computarizar la información
La ofimática facilita gran cantidad de acciones a corto y largo plazo. Como se ha mencionado anteriormente, solo hay que comparar el interior de una empresa actual con respecto a una de hace muchas décadas atrás. Es así como se reconoce una de las grandes ventajas de haber informatizado el trabajo de oficina: mayor agilidad.
Se han logrado estimular todas las labores de oficina, exigiendo, en muchas ocasiones, de un solo clic para conseguir una información al instante. Paralelamente, se ha logrado ser más competitivo en el mercado, al disponer de los datos del mismo de primera mano. Se gana más notoriedad en todos los aspectos, pudiendo adelantarse a los sucesos y anticipándose a los altibajos del mercado.
Con la alternativa de realizar un marketing efectivo, sin necesidad de hacer un gasto desmesurado en publicidad, se pueden lograr más clientes. También se dispone de la gestión de los mismos, reconociendo a los potenciales y manteniéndolos básicamente satisfechos.
La supervisión de la empresa, así como su administración y el efecto de la economía en la misma, son los beneficios de mantener informatizada la oficina. Entre las ventajas no puede faltar la transparencia en el manejo de toda esta amalgama.
Una ventaja notoria de tenerlo todo informatizado es el ahorro que se efectúa en material de oficina. Así, se preserva el medio ambiente, en lo que se refiere a la tala de árboles por la utilización del papel.
Programas de ofimática
La ofimática facilita el uso de programas sencillos. Tal vez se precise de un pequeño curso de formación para dominar algunos de ellos. Afortunadamente, muchas empresas facilitan estos a sus trabajadores, sobre todo cuando se consigue una actualización en los mismos.
Entre los programas, uno de los más usados es el procesador de textos. Word es uno de los más populares, por formar parte del gigante Microsoft. Un entendido puede llegar a crear una página web mediante Word, ya que facilita su uso en línea, además de una atención personalizada.
La hoja de cálculo es imprescindible para la contabilidad empresarial. No solo permite crear facturas, sino que también permite manejar estadísticas y prever las transformaciones en la economía. Es sencillo haber oído hablar de Excel, una de las más utilizadas.
Las bases de datos son capitales en el corazón de la empresa. Además de guardar en ellas una cantidad importante de información y mantenerla segmentada, se puede encontrar en apenas segundos.
El correo electrónico perfecciona la comunicación departamental de la empresa. Es, también, una manera efectiva de marketing, ya que facilita el contacto con los clientes potenciales y brindarles prioritariamente los nuevos productos.
Digitalizar las presentaciones se puede llevar a cabo mediante programas como Power Point, de Microsoft.
Con todo lo visto, la digitalización de la información empresarial ha conllevado muchos beneficios. Son muchos los programas que existen, algunos de pago y otros gratuitos, que facilitan la actualización de una empresa. Gracias a Internet es más factible ser competitivo.
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