Cuando se trata de ofimática se hace referencia al acrónimo en el que se mezclan dos palabras, oficina e informática. Por tanto, se trata de la automatización de las comunicaciones y diversos procesos internos de las dinámicas de trabajo. Tiene un enfoque dirigido a mejorar múltiples aspectos en ese sentido. Para quienes deseen aprender sobre el tema para dedicarse de manera profesional se sugiere hacer un Máster en Gestión Contable para Auditoría. En el siguiente articulo se aclaran algunas cuestiones sobre este sector.
Ofimática: ¿Cómo se utiliza?
La ofimática consiste en mezclar el hardware y el software para crear, manipular, almacenar y transmitir información a través de canales digitales.
Toda la información y los datos que se producen y gestionan en una oficina son necesarios para desarrollar diversas acciones diarias y alcanzar una serie de objetivos profesionales. La ofimática se encarga de simplificar muchos de esos procesos, porque contribuye a que los oficinistas puedan realizar tareas, como los balances, en un archivo digital.
¿Cómo funciona? A través de múltiples plantillas de cálculo que facilitan diversas dinámicas de trabajo para que, en vez de ser impresas, se puedan gestionar a través de internet.
¿Qué se necesita? Computadoras, impresoras, escáneres que estarán conectados, integrados a una misma red, para facilitar la comunicación y gestión de las distintas cuestiones que se manejan y producen en una oficina.
Ofimática: ventajas
Las ventajas de la ofimática son varias:
– Automatización
– Optimización
– Evolución: atrás se dejan los trámites manuales
– Rapidez
– Ahorro de tiempo
– Incremento de la rentabilidad
A estos beneficios se suman los siguientes:
– Menos saturación de los usos del disco duro
– Modificación y gestión de documentos de forma digital
– integración
– Simplificación de procesos
Ofimática: ¿Qué herramientas son necesarias?
La ofimática se apoya en una suite compuesta por programas para realizar diversas tareas, desde la redacción hasta la elaboración de cálculos. Esos recursos son:
– Word
– Excel
– PowerPoint
– Outlook
– OneNote
– Access
– Publisher
En esencia, es la suite de trabajo de Microsoft Office. Esta herramienta es clave tanto de manera forma como creativa, ofreciendo múltiples recursos para mejorar las dinámicas de trabajo. A esto se suma que pueden ser integradas a diversos recursos digitales.
Otras herramientas a considerar
Google Drive es un recurso clave en la actualidad porque permite crear y editar documentos, tanto en Word como Excel, en el plano digital. Estos documentos pueden ser consultados por quienes tengan acceso y cuanto se haga en ellos queda soportado en la red. Para complementar estos recursos se sugiere contar con los siguientes softwares:
– Paquetería de Office, con Word, Excel, Outlook, entre otros.
– Contar con herramientas de almacenamiento en la nube.
– Llevar una agenda digital.
– Block de notas, como Google Keep.
– Correo electrónico.
– Redes sociales, como Instagram, Twitter y Facebook.
– Herramientas de mensajería, como WhatsApp.
A través de estos recursos es mucho más sencillo manejar diversas taras laborales, desde acciones concretas, como el manejo de un proyecto, hasta otras, como la comunicación internar para distintas situaciones. Este tipo de herramientas fomenta el rendimiento de la plantilla de trabajo.
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