Hay muchos artículos y guías en la industria que advierten a los gerentes de proyectos y a los equipos sobre los peligros de tener demasiado trabajo en progreso (WIP). Una de las frases comunes con respecto a hacer más cosas es «Deja de comenzar, comienza a terminar». Es decir, antes de comenzar algo nuevo, debes terminar algo en lo que ya estás trabajando.
El objetivo general de un equipo de proyecto es terminar tantas cosas como pueda y no estar en un estado de inicio continuo. Tener demasiado WIP hace que este objetivo sea aún más difícil.
Una de las razones por las que un exceso de WIP generalmente se considera un problema es su impacto en la eficiencia y el rendimiento. Estudio tras estudio muestra que el coste del cambio de contexto suele ser mucho más alto de lo que la gente espera. Es obvio que dejar una cosa y recoger otra nunca se puede hacer de tal manera que no se pierda tiempo ni energía entre las dos cosas. Pero hay evidencia suficiente para demostrar que la pérdida rara vez vale la pena; es decir, tomarse 10 minutos para pasar a otra tarea puede costar tres veces (¡o más!) ese esfuerzo, teniendo en cuenta volver al buen camino y recordar dónde se dejó la tarea en primer lugar. Este impacto es fácil de ver incluso si es una sola persona la que hace el trabajo y va y viene entre tareas.
Estos costes visibles de tener demasiadas cosas en juego son fáciles de ver una vez que sabes lo que estás viendo. Al observar al equipo, verá muchas tareas abiertas y pocas de ellas en estado completo y muchas más sin ningún progreso. A menudo, esas tareas no están realmente “bloqueadas”, simplemente no hay nadie disponible para llevarlas a cabo. Un truco de gestión sencillo en este caso es dejar de aceptar nuevos trabajos, o dejar de empezar nada nuevo, hasta que se puedan terminar algunos de los elementos del tablero. Este tipo de enfoque de “despejar las barajas” suele ser bueno para un reinicio único y hace que el equipo vuelva a tener una cantidad manejable de WIP y pueda volver a entregar elementos como de costumbre.
Pero más allá de los impactos visibles, los peligros ocultos pueden ser aún peores y mucho más duraderos. Cuando el equipo se encuentra en una situación en la que suceden demasiadas cosas, limpiar los mazos generalmente funciona por un tiempo, al menos a menos que el equipo permita que WIP vuelva a aparecer. Pero los daños invisibles pueden persistir incluso si se eliminan todos los WIP, y es mucho más difícil recuperarse de ellos. Los equipos se encontrarán produciendo menos a medida que pasa el tiempo, debido a la influencia de trabajar teniendo demasiado que hacer en primer lugar.
- Priorización. Tener demasiado trabajo en progreso suele ser una señal de que un equipo tiene problemas para priorizar. Hay un dicho que dice que, si todo es importante, entonces nada es importante. La rotación que puede sentir un equipo con un alto WIP es a menudo un síntoma de un equipo que no está seguro de en qué trabajar primero, o incluso cuál es el elemento de mayor prioridad. El equipo puede pensar que, dado que es importante trabajar en todo, no importa cuál elija cada miembro del equipo. Cuando esto sucede, el equipo comienza a trabajar en las cosas que saben hacer, quieren hacer o utilizan su propia priorización interna. El equipo puede incluso ver esto como algo bueno, ya que probablemente al menos lograrán hacer algo, incluso si lo que eligen no es lo mismo que seleccionaría su cliente o propietario del producto.
- Esfuerzo por alinear. Como gerentes de proyectos y productos, estamos acostumbrados al esfuerzo que requiere mantener a los equipos y a las personas alineados y encaminados en la misma dirección. El día de un gerente de proyecto a menudo está lleno de reuniones sobre el estado, sobre hojas de ruta o incluso reuniones específicas sobre decisiones que deben tomarse o problemas que deben abordarse. Esto es solo parte del rol de gerente de proyecto, la parte de “pastorear gatos” del puesto sobre el que muchos bromean. Por otro lado, los equipos de desarrollo buscan limitar la cantidad de distracciones e interrupciones que los miembros deben enfrentar, ya que cuanto más tiempo dedica el equipo a las distracciones, menos dedica a realizar su trabajo real. Un WIP alto empeora esto.
- Impacto en la colaboración. Una de las cosas de las que hablan los miembros del equipo en las reuniones matutinas es mirar a su alrededor para ver quién necesita ayuda o cómo una persona puede desbloquear a otra. Hay otra actividad llamada » enjambre «, que es cuando la mayoría o todo el equipo detiene lo que está haciendo para completar alguna tarea o terminar un proyecto. El equipo puede trabajar en conjunto para abrumar el trabajo restante y, simplemente agregando muchas manos al trabajo, el equipo puede completarlo en un tiempo mucho más corto que el que podrían hacerlo una o dos personas. Más allá de estas cosas, a los miembros del equipo generalmente les gusta trabajar juntos y colaborar; en primer lugar, es una de las cosas buenas de estar en un equipo. Tener un WIP alto puede impedir la colaboración e incluso alentar a los miembros del equipo a trabajar en silos, generando una situación de “ocho personas/ocho proyectos” que es perjudicial para la dinámica del equipo.
Artículo “The Hidden Dangers of Too Much WIP” de Red PM. ARTÍCULO, 9 November 2023. PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.
El trabajo en progreso es una parte esencial de cualquier proyecto. Nos permite avanzar y comenzar a terminar las tareas que tenemos entre manos. Sin embargo, cuando tenemos demasiado WIP, puede tener un impacto negativo en nuestra eficiencia y rendimiento.
La clave para evitar los peligros de demasiada WIP es la priorización. Es importante identificar las tareas más importantes y enfocarnos en ellas en lugar de dispersarnos en múltiples proyectos a la vez. Si tenemos demasiadas tareas en progreso, es probable que nos sintamos abrumados y no podamos cumplir con los plazos. Además, esto puede llevar a una disminución en la calidad de nuestro trabajo, ya que no tenemos suficiente tiempo y atención para dedicarle a cada tarea.
Para evitar estos problemas, es crucial alinear a los equipos. Todos deben estar en la misma página en cuanto a las prioridades y los plazos. La comunicación abierta y regular es fundamental para asegurarnos de que todos estén trabajando en la misma dirección y evitemos el caos de demasiada WIP. Además, la colaboración entre los miembros del equipo puede ayudarnos a distribuir la carga de trabajo de manera más equitativa y eficiente.
Otro peligro de tener demasiada WIP es que puede afectar nuestro rendimiento. Si estamos constantemente saltando de una tarea a otra, es difícil mantenernos enfocados y concentrados. Esto puede llevar a errores y a un menor rendimiento general. Por otro lado, si nos enfocamos en una tarea a la vez, podemos dedicar toda nuestra atención y energía a completarla de manera eficiente y efectiva.
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