Razones para estudiar ofimática

Pero, ¿entonces no tiene nada que ver con el paquete Office? Sí. Y para que hables con propiedad y fundamento, a continuación te explicaré detalladamente cómo puedes sacarle el máximo partido a las herramientas de oficina más usadas del mundo.

El objetivo de la ofimática es simplificar tareas.

Así, puedes optimizar tu tiempo y dedicarlo a realizar otras labores. Te pongo un ejemplo sencillo: antes, en las empresas se hacían las cartas a mano y se dedicaba mucho tiempo a esta tarea (imagina tener que escribir una a una para cada cliente o proveedor y, en caso de que al redactar hubiera algún error, empezar a escribirla de nuevo). Ahora, gracias a estos programas informáticos, puedes escribir una `carta tipo´ que vayas modificando a petición de nuevos datos y corregir errores en el momento.

El gran cambio llegó para las empresas, ya que este algunas de estas tareas son de realización son diarias y suponen una pérdida de tiempo considerable. Gracias a la incorporación de este tipo de software pueden, incluso reducir costes, al invertir menos tiempo.

Teniendo en cuenta lo que acabas de leer, que tu curriculum vitae incluya un apartado en el que la ofimática esté presente es casi obligatorio. Los headhunters dan por hecho que los candidatos conocen y usan este tipo de herramientas, así que, entremos en el meollo de la cuestión.

¿Cuáles son las herramientas de ofimática más utilizadas en una empresa?

Puede que el paquete de Office más comúnmente conocido sea el de la marca Microsoft, y muchos ordenadores lo traen por defecto instalado. Sin embargo, también tienes otros de acceso libre, como OpenOffice. Ambos, incluyen las siguientes herramientas para que el trabajo diario de oficina sea mucho más sencillo y accesible:

Procesador de texto: hablamos del archiconocido Word, uno de los programas más populares de Microsoft Office. Word es un procesador de textos, es decir, te permite crear, editar y modificar documentos de textos con formato. A diferencia de un editor de texto simple, Word incluye la posibilidad de trabajar con diversas tipografías (fuentes), incluir imágenes, un corrector ortográfico e incluso un diccionario de sinónimos.  En sus últimas actualizaciones, el paquete trae consigo plantillas para crear documentos concretos, como flyers, curriculums, portadas para trabajos e incluso índices. Si le dedicas tiempo a trabajar con él, te darás cuenta que tiene un sinfín de posibilidades para editar un texto.

Hojas de cálculo: el temido y útil Excel. Temido, porque si nunca has trabajado con él te dará algún que otro dolor de cabeza, ya que no es muy intuitivo. Pero, por otro lado, útil, porque, al igual que Word, te permite organizar datos de forma rápida y, gracias a las tablas dinámicas, podrás cruzar datos y tener todo en una misma hoja de cálculo. Excel está compuesto por plantillas o, como acabas de leer, hojas de cálculo, que te da la posibilidad de realizar operaciones aritméticas de manera automática, tarea muy útil para aquellos que trabajan en departamentos de finanzas y contabilidad.

Bases de datos: es una de herramientas menos utilizadas del paquete Office de Microsoft pero puedes sacarle mucho partido si realizas seguimiento de pedidos, proveedores o recopilas datos: te presento a Access, el gestor de datos. Además, si no solo quieres almacenar en base de datos, sino que también quieres poder realizar consultas sobre esa información y realizar informes, es el programa ideal para ti.

Programas de presentación: ¿te suena la sigla PPT? En Femxa, la utilizamos mucho para referirnos a las presentaciones visuales que hacemos para los clientes. Y el programa que se utiliza para hacerlas no es otro que el PowerPoint, que te permite combinar diapositivas multimedia con imagen, sonido, texto e incluso vídeos.

Programas de correo electrónico: los emails, calendarios para reuniones y directorio de contactos puedes administrarlos a través de Outlook. Es un gestor de correo electrónico perfecto para una empresa, ya que permite crear cuentas con el nombre de la compañía, crear listas para hacer envíos y calendarizar reuniones con tu equipo de trabajo.

Este es un resumen de las más utilizadas pero si te descargar el paquete de Microsoft Office completo verás que tiene herramientas para cada proceso de trabajo, por ejemplo OneNote (crea notas como si fueran post-it) o Publisher (puedes hacer creaciones más complejas como folletos).

Hoy en día, con el avance de las tecnologías, la ofimática se ha lanzado también al mundo virtual. Gracias a ello podemos crear, editar y compartir archivos en línea con la ventaja de hacerlo entre varias personas o visualizarlos en tiempo real. Sin embargo, muchas personas todavía están acostumbradas a tener sus herramientas ofimáticas instaladas en el ordenador y son reacias a dar el salto para utilizar estas herramientas en línea.