Secretarias y secretarios, una profesión invisible de alta cualificación

Cuando empieza la reunión, los informes están impresos. El billete de avión ha llegado a tiempo al despacho del jefe. La documentación del mes pasado está ordenada y archivada, y cada socio ha recibido una copia. Todas estas tareas que engrasan la maquinaria de una empresa las realiza una secretaria (o secretario). Una figura que a veces pasa desapercibida en la enorme tarea de que todo funcione correctamente.

Este profesional asume diversas responsabilidades como la gestión de agenda, la organización de reuniones, la comunicación interna y externa o la contabilidad. Cada puesto es diferente y las funciones asignadas pueden diversificarse, desde la redacción de actas e informes hasta la gestión de recursos humanos. Es por ello que este puesto se ocupa por titulados en Empresariales, Económicas, Administración o Recursos Humanos, normalmente especializados con un master en secretariado o Business Assistant. Una secretaria también tiene nociones de comunicación corporativa, protocolo e incluso gestión de redes sociales. Hablamos en femenino porque tradicionalmente ha sido un trabajo ligado a las mujeres aunque, poco a poco, los hombres van entrando en esta profesión, tumbando el estereotipo de que el secretariado es una profesión femenina.

Además, el trabajo de secretariado requiere de habilidades personales y sociales como discreción, diplomacia, empatía y capacidad de resolución de conflictos. En función de la empresa también se valora hablar idiomas con fluidez, especialmente inglés; y dominar el software de administración y gestión necesario para llevar a cabo las tareas. En definitiva, una tarea de gran cualificación que requiere de conocimientos diversos y de una continua actualización de éstos mediantes cursos o master online específicos, por ejemplo sobre legislación, contratación, informática u otros campos de trabajo.