Toda empresa necesita organizarse y, habitualmente, convoca reuniones de trabajo, volviéndolas parte de la vida rutinaria profesional en las empresas y oficinas. Ya sean diarias, semanales, o periódicas, siempre son necesarias y debemos procurar que sean efectivas y no se vuelvan tediosas.
¿Quién debe organizar las reuniones de trabajo?
La persona a cago de las reuniones varia en función a la empresa. Es frecuente que en firmas más grandes se recurra a los auxiliares administrativos, secretarios y asistentes de dirección para que se encarguen del planeamiento. Sin embargo, en empresas más pequeñas, ese rol puede ser asumido directamente por el jefe de la oficina o el director del departamento.
En el caso de las reuniones en medianas y grandes empresas, organizadas por auxiliares o secretarios, la organización resulta decisiva. Si no se sigue un orden, la productividad y eficiencia de la empresa puede verse comprometida. Mientras que, en las pequeñas empresas, las reuniones de trabajo pueden ser más informales o realizarse con mayor periodicidad.
¿Qué se debe tener en cuenta para lograr una reunión eficaz?
Una buena organización requerirá de vigilar algunos puntos que harán a la configuración de las fases de una reunión y a su orden para tratar los temas, trabajar los objetivos o responder dudas. Así se optimizará el encuentro y se aprovechará la ocasión para atender a los asuntos relevantes.
- Antes de la reunión
El primer paso que debes dar para organizarlo todo correctamente es preguntarte qué tan necesaria es realmente la reunión. En ocasiones, las empresas organizan reuniones diarias, pero para ello es necesario que estén justificadas de antemano. Si se trata de una reunión de trabajo puntual deberás plantearte si ella es realmente útil o si podemos prescindir de ella.
En segundo lugar, habrá que tener en cuenta qué temas van a tratarse en la reunión y cuál su objetivo. En este sentido, debemos saber qué se quiere conseguir con ella y plantear cuáles son los temas que se han de tratar y con qué finalidad se realiza. Tanto los temas como el objetivo pueden venir marcados en muchas ocasiones por los superiores responsables de la empresa. En este caso, el papel del auxiliar será poner en orden todos los temas y objetivos para que no es olvide ninguno.
El tercer paso consta de informar correctamente a todos los asistentes y comprobar su disponibilidad para que todos puedan asistir a ella. En el caso de que alguien no pudiera acudir, debería dejarse asentado el por qué y posteriormente informarle del resultado de la reunión.
Por último, es importante destacar la importancia de la puntualidad de todos los empleados y asistentes a la reunión para optimizar el tiempo.
- Durante la reunión
Para el momento en el que la reunión va a comenzar debe priorizarse la puntualidad: el organizador debe arribar previamente para comprobar que todo esté dispuesto según la necesidad de la reunión, incluyendo verificar que el material o los documentos que hubiera que repartir estuvieran disponibles. Asimismo podrá repasar los temas, objetivos y asegurarse de que todo funcione correctamente, como los aparatos eléctricos que pudieran utilizarse.
Una vez que la reunión ha comenzado es conveniente iniciarla con un repaso a los temas que se van a tratar y dejar claro el objetivo para que todos los participantes puedan centrarse en él. A continuación, se permitirá que la reunión continúe siempre fomentando la participación y resolviendo las dudas que surjan si fuese posible.
Hacia el fin de la reunión será útil destacar las conclusiones que se han sacado de la misma, apuntarlas y realizar una valoración del encuentro. Por ejemplo, comprobando que todos los temas hayan sido tratados y que se ha cumplido el objetivo dispuesto. En el caso de que no se hubiera logrado alguno en particular está bien argumentar el por qué.
- Después de la reunión
Tras extraer las conclusiones y analizar lo tratado, si todo ha salido bien y los temas y objetivos se han cumplido, podremos dar por finalizará el repaso. En el caso contrario, habrá que averiguar los motivos que la han dejado trunca para hallar una solución. El seguimiento con los empleados será, en estos casos, vital para tomar conocimientos de sus impresiones sobre la reunión. Finalmente, se deberá almacenar la información que haya proporcionado el encuentro para futuras consultas.
La figura de asistente de dirección o secretario
Los auxiliares o asistentes de dirección trabajan en conjunto con los directivos de las empresas para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina. Se ocupan de diferentes tareas, pero principalmente de la gestión, la atención, coordinación y organización de las tareas diarias. Como profesionales de dicha área sus labores serán siempre las mismas por lo que podrán desempeñarse en empresas de diferentes ámbitos.
Dadas las responsabilidades que le competen, es necesario que las personas que se ocupan de estos puestos cumplan con una serie de requisitos: puntualidad, organización, capacidad de trabajo en equipo y buenas habilidades comunicativas son los más importantes. Todas estas cualidades son cruciales ya que en la reunión habrá diversos temas que tratar de distintos departamentos, el asistente de dirección habrá de ponerse de acuerdo con cada departamentos para coordinarlo todo.
Las reuniones de trabajo son decisivas para el buen desarrollo de una empresa, independientemente del rubro al que pertenezcan. Realizar encuentros fructíferos, productivos y organizados será algo imprescindible. Las figuras que se encargan de estas reuniones, aunque puedan variar, suelen ser los asistentes de dirección o secretarios de la oficina. Éstos han de contar con una serie de cualidades para llevarlas a buen término. De igual manera, el buen trabajo que desempeñan estos empleados contribuye a que la empresa sea más eficaz.
Fuente: Inenka
