Las reuniones de trabajo son una herramienta eficaz utilizada para elaborar planes, coordinar equipos, iniciar proyectos, analizar los resultados de la empresa o fomentar la participación de los empleados. El problema radica en cómo organizar reuniones de trabajo eficaces. Y es que abusar de las reuniones puede suponer una pérdida de tiempo y productividad. ¡Si diriges una reunión, haz que valga la pena!
Si deseas prepararte y conocer este tema, a continuación, te dejamos una serie de pautas a seguir para guiar reuniones más efectivas y mejor organizadas.
¡Acompáñanos!
Antes de comenzar con los pasos a seguir es importante “informar previamente sobre la reunión”, hay que evitar que los participantes sean avisados por sorpresa. Primer paso…¡Programa la reunión y envía una invitación con tiempo!
- Como director de proyectos el primer paso para que una reunión sea productiva es saber que intentas conseguir. Es necesario tener un objetivo definido, identificar el propósito de la reunión y los resultados que quieres obtener. La variante más importante es que todo el equipo tenga claro el objetivo de la reunión. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes.
- Segundo, crea un orden del día y fija un límite de tiempo. Este punto puedes usarlo para asegurar que se cubre el asunto y que las discusiones estén relacionadas con el tema. Se puede enumerar los temas que se van a tratar e incluir el tiempo estimado para cada una.
- Empieza y termina las reuniones puntualmente, el horario de la reunión debe estar pensado y programado con antelación en función de los aspectos que se vayan a tratar. Lo recomendado es que la reunión sea a primera hora de la mañana para aprovechar la jornada laboral. Ten en cuenta que se deben respetar los tiempos establecidos, de inicio, de fin, de cada tema.
- Cuanta más gente haya en la reunión, más difícil será ser resolutivo. Por eso, el cuarto paso es limitar los asistentes a la gente necesaria para cumplir el objetivo. Invita solamente a las personas que sean necesarias y puedan añadir valor. El propósito de las reuniones es tomar decisiones, no compartir información.
*¿Conoces la regla de las dos pizzas? Según Jeff Bezos, fundador de Amazon y creador de esta regla, la cantidad de gente que haya en una reunión es inversamente proporcional a los productiva que será. ¿Qué significa esto? Si dos pizzas no alcanzan para todos los participantes, ¡Alguien sobra!
- Coordina la reunión para que todos estén centrados en los objetivos. Como director de proyectos vas a tener mucho que hacer en una reunión, si es posible delega a otra persona la función de coordinador. Su propósito, será tratar todos los temas del orden del día que se abordarán desde un principio y de manera directa. Además, coordinará las reglas básicas de interacción.
- Sexto, toma notas. Estas anotaciones facilitan tener un registro histórico permitiendo a todas las personas (hayan estado presentes en la reunión o no) leer y recordar lo que ha pasado en ella. También son un buen sistema para reducir las reuniones de seguimiento sobre lo acordado en un encuentro previo.
- Por último, ¿quién hará qué y para cuándo? Finaliza la reunión con esta sencilla pregunta detallando con cada uno de los asistentes cuál será su rol en el plan de acción. Asegurándote que las funciones, las responsabilidades y los plazos estén claros y se hayan acordado debidamente.
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Todas y cada una de las habilidades de liderazgo cobran relevancia en las reuniones de trabajo, donde el director de proyectos debe ser capaz de conducir la jornada mediante una comunicación eficaz que evite caer en errores. Si carecemos de las aptitudes necesarias para guiar una reunión, esta puede durar horas sin llegar a tomar ninguna decisión o ni tan siquiera hablar de lo que se debería haber hablado.
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