Los finalistas del premio a la PMO del año 2018 han probado que todas las organizaciones –en todos los secores – pueden beneficiarse de un enfoque más estratégico. La oficina de dirección de proyectos (PMO) de cada organización ayuda a que las iniciativas se encuentren alineadas con los objetivos estratégicos –y a que promuevan un mayor valor a toda la organizaciónal aprovechar el poder de la dirección de proyectos.
MEJORES CONEXIONES
En 2012, Telstra, la mayor empresa de telecomunicaciones de Australia, encargó una evaluación para comprender cómo la empresa administraba los proyectos grandes y estratégicos. Los resultados no fueron buenos: alrededor del 30% de sus programas y proyectos no lograba sus objetivos.
Como respuesta a estos resultados, la organización lanzó una PMO de planificación y entrega de capital como una entidad dedicada que pertenecía a la función de finanzas y estrategias. La PMO ahora está integrada por 24 personas de tiempo completo y supervisa un portafolio de 1.265 proyectos en todo el mundo por un valor de más de AU$3.770 millones.
Para Telstra, miembro del Consejo Ejecutivo Global de PMI, la PMO ha ayudado a desarrollar el valor de la dirección de proyectos. El equipo de PMO ha implementado un enfoque de dirección de portafolios a nivel de empresa para hacer seguimiento y mejorar el retorno de la inversión de la totalidad del capital invertido. Esos esfuerzos han sido fructíferos. Desde 2017, más del 75% de los proyectos han obtenido puntuaciones por sobre la marca de referencia en términos de cronograma, presupuesto y calidad.
SUBIR LA APUESTA
Al igual que la mayoría de las empresas de servicios financieros y seguros, Triglav Group se enfoca en la entrega de beneficios a largo plazo. Cuando la empresa lanzó su PMO hace una década, el enfoque inicial se situaba en la supervisión administrativa, como el desarrollo de plantillas y pautas de proyecto. Sin embargo, durante los últimos años, la PMO ha adoptado un enfoque más amplio.
Hoy, el equipo de seis personas de la PMO supervisa unos 40 proyectos a la vez. Cada director de proyecto se reporta directamente a la PMO y las iniciativas que gestionan las unidades de negocios también se asignan a un miembro de la PMO en calidad de supervisor de proyecto. El resultado ha sido una mejor transferencia de conocimientos y también una consistencia en la cultura y en la metodología de dirección de proyectos para todo el portafolio.
“Gracias a nuestros conocimientos, experiencia, compromiso y pasión, entregamos resultados”, dice Jaka Borstnar, Jefe de Dirección de Portafolios y Gestión de Cambio de Triglav Group en Ljubljana, Eslovenia. “Revisamos todas las iniciativas y determinamos cuáles entregarán el mayor valor agregado a la empresa”. Este enfoque práctico ha resultado en que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto de forma habitual, logrando a la vez los objetivos estratégicos definidos en cada plan de proyecto.
LOGRAR LA NOTA
En Tacoma Public Schools, el éxito de los proyectos no se mide por los ingresos generados o por el dinero ahorrado. A su oficina de dirección de proyectos empresarial (EPMO) le interesa impulsar los beneficios a la comunidad aumentando los índices de graduación, alimentando a los niños hambrientos y asegurándose de que los profesores cuenten con los recursos necesarios para enfocarse en apoyar a los estudiantes.
En 2013, el distrito escolar de EUA, que presta servicio a 30.000 estudiantes a través de sus 5.000 empleados, lanzó una EPMO para adoptar principios más formales de dirección de proyectos al implementar las nuevas iniciativas.
“Nació de un compromiso del consejo de directores, que consistía en que el dinero obtenido a través de la votación de un tributo en tecnología se gastaría de una forma muy transparente y eficiente”, indica Briela Copeland, CAPM, Directora de Programa Tacoma Public Schools en Tacoma, Washington, EUA.
Durante el primer año, la EPMO supervisó proyectos por un valor de más de US$1,5 millones, que incluían el lanzamiento de una iniciativa de varios años, que ahora presta su servicio a 5.000 estudiantes. También gestionó la implementación de quioscos informáticos en cada escuela, y de portafolios en línea para hacer seguimiento del progreso de los estudiantes, la digitalización de formularios de registro y el lanzamiento de un programa para apoyar a los estudiantes con dificultades para graduarse. El equipo también inició la primera clase de dirección de proyectos de enseñanza media utilizando el programa de estudios de la Fundación Educacional de PMI.
Algunos interesados cuestionaron incialmente el valor de la EPMO, argumentando que solo duplicaría las tareas de los administradores. Sin embargo, el equipo de la EPMO se ganó a los escépticos a través de una campaña comunicacional en todo el distrito y de logros inmediatos en la entrega de proyectos, dice Ryan Howland, PMP, Director de Proyecto de Tacoma Public Schools. “Los administradores, profesores y profesionales administrativos encuentran que contar con un director de proyecto en nuestros proyectos realmente los ayuda a pensar en todos los aspectos de un plan de proyecto y a gestionarlo de una manera más holística”.
Desde la introducción de los procesos de dirección de proyectos, el índice de graduación aumentó por sobre el promedio del estado de Washington –de 55% en 2010 a 85% en 2016. El distrito también se ha ganado una reputación de excelencia en la ejecución de proyectos y los líderes de distritos escolares de todo el país visualizan el modelo de PMO de Tacoma como un ejemplo a seguir en cuanto a su función en la comunidad educativa.
“La oficina de dirección de proyecots empresarial une a todos los departamentos para resolver los problemas de forma colaborativa”, indica Toni Pace, Superintendente Asistente de Distrito de Tacoma Public Schools. “Antes de la EPMO, el trabajo de los proyectos se realizaba de forma esporádica. Ahora, a través de la EPMO, el trabajo de los proyectos se planifica y une de una manera que asegure que los proyectos se lleven a cabo de manera eficiente y bajo el presupuesto”.
Autora: Sarah Fister Gale
Fuente: PM NETWORK Octubre de 2018 Volumen 32, número 10
PMP®, PMI®, PM NETWORK® son marcas registradas del PMI.
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Fuente: EIGP
