Plazos ajustados y nuevos equipos: una combinación que puede parecer muy difícil de manejar para los directores de proyecto responsables de poner en marcha un proyecto y, más aún, cuando intentan inculcar un sentido de cohesión y participación en los equipos.
A nivel global, menos de un quinto de los empleados se sienten comprometidos con su trabajo, según Gallup. Y esa pésima cifra puede aumentar mucho más cuando las personas aún se están aclimatando al proyecto, señala Tracey Richardson, PMI-RMP, PMP, Profesora Adjunta en Embry-Riddle Aeronautical University— Worldwide en Daytona Beach, Florida, EUA.
No obstante, es posible inculcar un sentido de participación desde los primeros minutos de la reunión inicial del proyecto. Ella sostiene que el truco es abandonar la búsqueda de un enfoque universal que motive a todos los equipos. En lugar de eso ella crea una estrategia de participación más personalizada. Por ejemplo, al trabajar en proyectos con una extensa lista de tareas y subequipos muy interdependientes, ella ha aprendido a infundir un sentido de responsabilidad individual desde el comienzo al develar un enorme guion gráfico laminado del proyecto para hacer seguimiento a los principales hitos en tiempo real. «El guion gráfico crea una competencia realmente amigable», ella afirma, lo que aviva y mantiene la participación de manera natural. Y los incentivos adicionales, algunas veces algo tan simple como compartir una pizza con el equipo, también pueden lograr el resultado deseado.
A pesar de ello, saber cuál es su importancia y saber cómo lograr que las personas hagan su mejor esfuerzo son dos cosas muy diferentes. En este punto, los profesionales más destacados en participación comparten sus conocimientos que han aprendido con esfuerzo sobre cómo ir en contra de esa tendencia:
- Recalibrar la reunión incial: Para aumentar la participación de manera considerable, empiece a reconsiderar los siguientes supuestos: quién asiste a la reunión, cuánta información se necesita antes de programar la reunión inicial y cómo se lleva a cabo la reunión. «Más que en cualquier otra reunión, durante la reunión inicial del proyecto, es necesario que todos se enfoquen en una agenda específica», dice Bryan Berthot, PMI-ACP, PMP, Director de Proyecto Senior en AT&T EntertainmentGroup en San Diego, California, EUA. «Querrá que los interesados tengan una comprensión del alcance del proyecto y de cuáles son los roles y las responsabilidades de cada uno».
- Inculcar un sentido de cohesión: Puede ser tentador ocuparse directamente de la estructura de desglose de trabajo e iniciar la asignación de tareas, pero el proyecto podría avanzar más rápido si los directores de proyecto hacen una pausa para enfocarse en la cohesión del equipo, señala Nidhi Arora, Directora en la empresa de TI Topgain Consulting en Gurugram, India. Eso parte por conocer a cada miembro del equipo y encontrar temas comunes que puedan crear cohesión,sostiene.
- Darle un rostro al proyecto: Es poco frecuente un equipo de proyecto conformado solamente por miembros principales que puedan dedicar 100% de su tiempo a realizar las tareas. En la mayoría de las organizaciones, los equipos pueden aumentar los recursos compartidos que podrían realizar varias tareas a la vez. Desde el personal de soporte de TI hasta el coordinador de logística de envíos, podría no tener sentido incluir a cada miembro auxiliar del equipo en las reuniones de estado y las comunicaciones del equipo. Pero generar una participación temprana, antes que se deba solucionar un problema del proyecto, puede ser tan simple como participar en un encuentro rápido, señala Richardson.
- Ajustarse y adaptarse: No todos los equipos de proyecto se crean de la misma forma, de modo que un método estándar para promover la participación está destinado al fracaso. Richardson señala que ajustarse al público lo es todo: «Si cuenta con un equipo muy técnico, no tema realizar un análisis en detalle, pero si no es así, intente buscar una ayuda visual convincente que sea fácil de entender». Si el equipo interactúa con las herramientas y existe un alto nivel de participación, siga el programa. Si no es así, es momento de realizar ajustes.
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Fuente: EIGP – Escuela Internacional de Gestión de Proyectos
