En nuestro día a día la rutina puede volverse muchas veces impredecible, por lo que llevar una agenda de trabajo resulta de gran ayuda para gestionar nuestro tiempo diario. Sin importar cuál sea tu ocupación, calendarizar tus actividades te permitirá planificar con tiempo y de mejor manera. Ten en cuenta que no hay una única manera de llevar tu agenda, por lo que deberás rastrear la que mejor se ajuste a tus necesidades.
¿Cómo organizar tus actividades en una agenda?
El primer paso que debes dar antes de comenzar con tu agenda es realizar un análisis de tus actividades, así podrás determinar si realmente es necesario que lleves un detalle de tu trabajo. Una vez lo hayas determinado, deberás ver cuántas secciones deberá tener tu agenda, para así priorizar lo importante y planificar mejor tu tiempo.
Para que todo esto no signifique una carga extra, te daremos unos cuantos trucos para que gestiones mejor tu agenda y veas todas las posibilidades que tienes para planificarlo. Una agenda bien lograda es como contar con una secretaria personal, sin tener que preocuparte por pagar un sueldo extra.
Cómo subdividir la agenda
Tu agenda de trabajo debe estar correctamente estructurada para que no te suponga un desorden mayor a la hora de utilizarla. Si tienes un empleo en el que tus ideas son imprescindibles, requerirás de mucho espacio. Por lo que será importante que cada día esté, al menos, en una hoja completa. Piensa en el tamaño de dicha agenda; puede tener las medidas de una cuartilla.
Además puede ser muy útil contar con un apartado semanal (además del diario), en donde puedas apuntarte las citas con la empresa, clientes e, incluso, la reuniones familiares. Lo más recomendable será siempre intercalar el trabajo con la familia. Esto se vuelve particularmente útil cuando el trabajo absorbe demasiado tiempo en tu vida, con la agenda podrás ayudarte a administrarte mejor. Así, además de usar la agenda para lo referente a lo laboral, también te será de utilidad para no perderte los eventos familiares. Es como contar con una secretaria que te avisa de cualquier tipo de cita.
Asimismo, puedes disponer de notas en las páginas de los días o apuntarlas en otra sección. Incluso, hay agendas que mantienen una sección de notas al margen; muy útil si estas no son fundamentales para tu trabajo.
Beneficios de utilizar una agenda en el trabajo
La principal ventaja de usar una agenda de trabajo es clara: al poder gestionar tu tiempo con mayor libertar sales ganando.
Al contrario, cuando no tienes el control sobre todas las labores diarias, corres el riesgo de dejar pasar algo importante. Ocurre principalmente cuando eres tu propio jefe o manejas una gran área de la empresa. Incluso, puedes terminar haciendo labores menos importantes, dejando a medias otras de mayor relevancia. Con una agenda de trabajo ya no dejarás nada a medio camino; podrás ordenar tus prioridades e incluso otorgarles un horario. Sin dudas, el orden será lo mejor que podrás extraer de agendar tus labores diarias.
Tampoco tendrás que perder el tiempo valioso junto a tus afectos, si haces de tu agenda algo rutinario. Llevarlo todo apuntado implicará un beneficio también para tu mente, pues ganarás en tranquilidad. Podrás sentirte menos estresado al apuntarlo todo, dándole un orden. Así te volverás más disciplinado e, incluso, podrás aspirar a un ascenso si no eres tu propio jefe.
Consejos para planificar mejor la agenda de trabajo
Aunque ya hemos adelantado algunos trucos importantes para organizar tu agenda de trabajo. Ahora vamos a intentar aplicarlas de modo tal que no solo separarás tus obligaciones laborales con tus responsabilidades familiares, también las mantendrás al día.
Elige la agenda que mejor se adapte a ti, es decir, una que sientas cómoda de utilizar, no importa si es una libreta; procura mantenerla abierta siempre por el día en el que te encuentres. Si lo prefieres, usa un separador.
Recuerda que puedes subdividir tu agenda, por ejemplo, en tres partes: una para los días, otra para las semanas y eventos y una última para contactos. La sección diaria debe estar siempre bien señalada, allí tendrás detalladas las labores que realizar. El resto de las secciones pueden estar marcadas, por si necesitas consultar algo, como los eventos apuntados en la zona semanal.
Para lograr la mejor gestión deberás considerar a tu agenda de trabajo como una parte de ti. Debe ser tan importante como su teléfono móvil o las redes sociales continuamente.
Las mejores apps para llevar tu agenda
Es un hecho que el móvil se ha vuelto una parte muy importante de nuestra vida, por ello han conectado nuestras necesidades con la tecnología para ayudar al trabajador a organizarse. A continuación vamos a dejarte algunas apps para facilitarte el acceso a tu agenda.
- Evernote. Te ofrece la posibilidad de ir anotando todo lo que necesites. Puedes usar audios para tu mayor comodidad, con la seguridad de que permanecerán ahí. Si necesitas leer un documento online,podrás acceder a él de manera sencilla.
- Todoist. La facilidad de acceder a tus listas sin conexión o estar sincronizado a otros dispositivos es su gran ventaja.
- Toodledo. Agenda y recordatorio ideal para ir superándote día a día.
Fuente: Inenka Business School
