Un departamento en mi organización comenzó un programa en 2018 para alentar a los empleados a enviar ideas para generar nuevos negocios, mejorar la experiencia de los clientes o motivar a nuestra fuerza laboral. La campaña Brilliance se enfocaba en crear un entorno seguro y participativo que ayudará a transformar ideas en iniciativas factibles. Aunque el programa tuvo sus aciertos y desaciertos, generó grandes innovaciones gracias a que la dirección de proyectos proporcionó un marco para casi todos los pasos del proceso. El personal de la oficina de dirección de proyectos (PMO) implementó técnicas de reuniones y sugerencias para manejar las comunicaciones sobre la campaña con todo el departamento.
Luego la PMO ayudó al creador de la idea a preparar una presentación para obtener la aprobación de la gerencia senior. Además, la PMO ayudó al comité organizador a definir procesos para solicitar ideas y recompensar a quienes se atrevieran a responder. Finalmente, cuando la gerencia senior aprobó la idea, se asignó a un director de proyecto para que ayudara a traducirla en un flujo de paquetes de trabajo comprensible. Para lograr que los empleados participaran en la campaña, la PMO desarrolló un proceso que enfatizaba la comunicación y orientación regulares y proporcionaba tiempo para que las personas exploraran y trabajaran conjuntamente en sus ideas. La campaña contaba con un sólido plan de comunicación con jornadas de puertas abiertas, un comité directivo, boletines, indicadores clave de desempleo (KPI) y reconocimiento para los equipos, incluso en el caso de los fracasos.
El departamento se esforzó mucho por recordarles a los empleados que el nuevo programa no era algo fuera de lo común, sino que era ahora parte de la cultura. Al comenzar, el departamento le entregó a cada empleado un mousepad (alfombrilla de ratón) con los credos de la campaña:
- Desafíe el statu quo: sea osado y lidere
- No tema el fracaso: el mayor riesgo es no correr ningún riesgo.
- Sea autoconsciente: sea usted mismo, los demás ya existen.
- Diga “No sé, pero lo averiguaré”
- Trabaje en equipo: el talento gana partidos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos.
Implementar una campaña
Estas son mis sugerencias para otras organizaciones que deseen implementar campañas de innovación con los empleados:
- Comience enfatizando que están en un lugar de trabajo seguro y prometedor. Un entorno que adopta el fracaso también incentiva las ideas valiosas. Las personas necesitan saber que detrás de ellas hay un equipo que apoya la experimentación.
- Proporcione un portal para enviar ideas y para ofrecer reconocimiento y actualizaciones oportunas.
- Cree un formulario o una lista de verificación con preguntas abiertas para ayudar a los innovadores a pensar creativamente.
- Cree una junta de revisión u oficina de programa para ofrecer retroalimentación y refuerzo positivo
- Designe a un comité o un mentor para que ayude en la presentación inicial de la idea a la gerencia senior.
- Asigne a un director de proyectos si la idea necesita recursos, financiamiento o comunicación organizacional.
- Mantenga un registro actualizado de los KPI del programa para informar sobre aciertos o problemas.
Para los directores de proyecto, es una satisfacción increíble ayudar a alguien a convertir una idea en un proyecto que mejora la cultura, el trabajo diario o la rentabilidad de una empresa. Los empleados se sienten más conectados con una organización. Llegan más animados y con más energía al trabajo cada día y las posibilidades creativas comienzan a aparecer. Pm
Artículo “Más que ideas” de SusanneGalanek, PMP de la revista PM NETWORK de febrero 2020, revista del PMI.PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.
Ideas surgen a cada momento y en cualquier escenario. Cualquier persona puede tener una idea con el potencial suficiente para revolucionar una situación específica. En el entorno empresarial sucede lo mismo, cualquiera de los empleados puede tener ideas magnificas para mejorar algún proceso u ofrecer algún servicio en la compañía… algo que marque la diferencia. Y es que, por lo general, las ideas más innovadoras vienen de los mismos miembros del equipo.
Con base en ello, para los directivos se ha convertido en un aspecto fundamental y casi obligatorio, el hecho de crear políticas empresariales para que los empleados puedan desarrollar sus ideas y convertirse en grandes innovadores.
En una organización, la figura encargada de liderar y encaminar al equipo a cumplir los objetivos establecidos es el director o gestor de proyectos. Este profesional tiene como misión promover la evolución y la innovación en la compañía involucrando a todos los miembros del equipo. Por ello, este perfil es uno de los más demandados en la actualidad, teniendo en cuenta que las empresas tienen la necesidad de un líder totalmente cualificado y con habilidades competitivas, creativas e innovadoras, que impulse a la empresa a superar sus objetivos.
Es importante, ante todo, crear estímulos que permitan desarrollar la creatividad en los empleados y sacar el máximo provecho de los talentos e ideas que surjan en cada uno de ellos. Por eso, a continuación, te mostramos algunos consejos para crear un ambiente propicio para la creatividad:
- Colaboración. El entorno laboral es clave. Un espacio armonioso que permita el desarrollo del trabajo colaborativo es ideal para que surjan nuevas ideas.
- Pensamiento creativo. Es importante crear un espacio para salir un poco de las actividades de la rutina. Al despejar la mente llegarán más ideas.
- No sigas tendencias. Si te dejas llevar por una tendencia, no le darás la oportunidad a la mente de crear nuevas ideas. Así que, es importante darle paso a la curiosidad para que surja el pensamiento creativo.
- Toma de decisiones. Todos los miembros del equipo deben tener la oportunidad de tomar decisiones y defender una idea que crean que tiene potencial y, así mismo, asumir el riesgo al fracaso.
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