Con el pasar de los años, la organización de eventos se ha convertido en una de las labores más valoradas, pues la demanda de profesionales que cuenten con las habilidades necesarias para llevar a cabo un evento ha aumentado significativamente en los últimos años. Y es que encargarse de la logística de un evento, el alquiler de espacios, el trámite de permisos y demás, no es tarea fácil; requiere de mucho profesionalismo y conocimiento.
Así que, si quieres conocer un poco más acerca de esta profesión y todo lo que abarca, en el post de hoy te contaremos en detalle cuáles son las tareas y responsabilidades de un organizador de eventos. Y si te interesa enfocar tu desarrollo profesional en esta área, Select Business School pone a tu disposición el nuevo Máster en Gestión de Eventos, Relaciones Públicas y Protocolo, un programa académico de primer nivel.
La organización de eventos, una profesión muy demandada en la actualidad
Hasta hace algunos años, la organización de eventos no era considerada una profesión. No obstante, las exigencias del mercado de hoy en día han evolucionado, provocando un aumento significativo en la demanda de nuevos profesionales. Este es el caso de los organizadores de eventos que, a raíz de la tendencia generalizada de ofrecer eventos de cualquier tipo, el mercado laboral exige perfiles altamente cualificados que se dediquen exclusivamente a esta labor.
El organizador de eventos es un profesional que se encarga del diseño, planificación y producción de festivales, convenciones, ceremonias, congresos y cualquier tipo de evento. Por ejemplo, el organizador tiene bajo su responsabilidad actividades como la creación de un plan de ejecución a través de un cronograma, el desarrollo de presupuestos, la tramitación de permisos, la contratación de espacios y servicios (comida, transporte, etc.).
Existen distintos tipos de eventos que, según su objetivo, deben contar con ciertas características específicas. Por ejemplo, los eventos empresariales manejan una temática distinta a los eventos sociales, de manera que el proceso de organización siempre será diferente en cada caso.
Protocolo y organización de eventos
El protocolo siempre ha existido y ha sido un factor muy relevante a lo largo de la historia, desde la realeza hasta las celebraciones religiosas y políticas. Según la definición de la Real Academia Española, protocolo es «un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes».
Cada evento tiene un objetivo específico según la persona que lo vaya a ofrecer. Por ejemplo, actos de la Corona o el Gobierno son de los eventos en los que el protocolo es más exigente. Por su parte, los eventos empresariales o bodas requieren otro tipo de protocolos.
Elementos protocolarios más importantes
El día, la hora y el lugar
Para organizar un evento, lo primero que se debe tener en cuenta es la fecha, la hora y en dónde se celebrará. Elegir un lugar adecuado requiere considerar el número exacto de personas que asistirán al evento. Hay que tener en cuenta la fecha, pues de ella depende en gran medida la asistencia de los invitados. En cuanto a la hora, debe elegirse el momento que más favorezca el desarrollo de las actividades programadas.
La mesa
En caso de que en el evento se vaya a ofrecer comida, es muy importante cuidar los detalles como la mesa. En primer lugar, es necesario determinar el lugar en el que se va a ubicar cada invitado. Por otra parte, la disposición de la mesa tendrá que quedar en armonía con la decoración.
El vestuario
Nuevamente, el código de vestimenta depende del tipo de evento. Si se requiere el uso de un tipo de ropa especial, entonces en la invitación deberá estar incluida la petición.
Existen tres tipos de vestuario:
- Vestuario de etiqueta
Se utiliza para ceremonias de etiqueta, cenas de gala, bodas, etc. Para los hombres, lo ideal sería usar Frac, esmoquin y chaqué, mientras que las mujeres pueden utilizar un vestido, o la tendencia actual, que es usar pantalones largos elegantes.
- Vestuario formal
Por lo general son reuniones de negocios o eventos sociales. Para este caso, se podría usar ropa para cocktail; vestidos para las mujeres y traje para los hombres
- Vestuario informal
Se refiere a un tipo de vestimenta descomplicado y casual.
Programa e infraestructura
El programa del evento debe estar diseñado específicamente pensando en las intervenciones que harán los anfitriones y participantes. Es importante considerar que los tiempos se deben ajustar al horario.
Para finalizar, es importante seguir el protocolo durante el evento y después de este. Lo más recomendable es que el anfitrión reciba y despida a los asistentes. Unos días después podrá enviar un mensaje de agradecimiento por su asistencia e invitarlos a que valoren los resultados del evento.
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