Desde hace unos años, el event manager o el organizador de eventos es un sector que ha ido creciendo de forma sostenida y progresiva. Esto, entre varias razones, guarda relación con el marketing moderno y una búsqueda de ideas para construir mejores experiencias que fortalezcan tanto a las compañías, las marcas, los proyectos como a los usuarios y consumidores que se puedan relacionar. Un event manager diseña, gestiona, desarrolla, comunica y difunde distintos tipos de eventos. En ese camino, se plantean una serie de objetivos y metas en el corto, mediano y largo plazo. De esta figura depende, en buena manera, el desarrollo favorable de diversos proyectos y metas. Para aquellas personas que deseen desarrollarse en este campo, se sugiere cursar el Máster experto en Protocolo y el Máster en Organización de Eventos.
Event manager: ¿Cuál es el perfil?
Al ser una profesión que involucra múltiples áreas de una organización, quienes son buenos en el área son personas muy proactivas. Este hombre o mujer se encarga de representar, mediante un evento, la imagen de una empresa o producto. Por eso es se cuida mucho la elección del organizador de eventos.
Este perfil, además de compromiso, responsabilidad y creatividad, debe contar con otras virtudes que se abordan a continuación.
Las cualidades de un organizador de eventos
En principio, debe ser una persona formada dentro del ámbito de la organización de eventos, sí. Pero esto solo no es suficiente. Hay que tener otra serie de conocimientos y habilidades que sirvan para alcanzar mejores resultados. A continuación se profundiza sobre las virtudes que debe tener un event manager:
- Organización y responsabilidad: Debe saber gestionar distintas tareas a la vez, marcando una ruta de objetivos, prioridades y tareas a atender.
- Habilidades comunicativas: Debe saber relacionarse con distintas personas, con el objetivo de integrar un grupo de trabajo para lograr las metas planteadas.
- Capacidad de negociación: Alcanzar acuerdos win-win deben ser su meta.
- Creatividad: Clave. Con este valor, es posible lograr eventos diferenciales en relación con otras organizaciones. Se trata de integrar múltiples áreas para poder recrear experiencias valiosas tanto para las marcas como para quienes participen dentro de propuesta.
- Capacidad estratégica: Es un valor porque, a través de ella, se puede sacar el máximo provecho a distintos aspectos. Eficacia, eficiencia y engagement se nutren de esta habilidad.
- Manejo de incertidumbre: Puede que no todo salga bien siempre, que se presente imprevistos o se tengan que gestionar situaciones incómodas. Por eso se recomienda que la persona tenga capacidad en este sentido.
- Trabajo en equipo: Un Event Manager no puede hacer todo solo; debe apoyarse en un equipo que lo respalde en distintas tareas. Por tanto, debe saber cómo trabajar con ellos.
- Capacidad de observación: Esta virtud le permitirá analizar y valorar la preproducción, el desarrollo y el post evento de mejor manera.
Otros aspectos clave de un event manager
Si bien las características anteriores son esenciales, hay otras que contribuyen a que un organizador de eventos se diferencie de otros:
- Vitalidad: Su personalidad suele ser inspiradora, proactiva, durante largos períodos de tiempo e, incluso, en condiciones de estrés.
- Tecnología: Si bien esta virtud no se puede “incorporar” a la personalidad, a través del estudio y del conocimiento, sí es posible tener más herramientas que nutran el evento o faciliten, por ejemplo, la gestión del tiempo.
- Tolerancia: Un valor que trasciende a casi cualquier ámbito laboral. Con él es mucho más sencillo vincularse con las personas.
- Apertura cultural: La organización de eventos puede derivar en el conocimiento de personas de distintas nacionalidades y culturas. Saber relacionarse con ellas es un valor agregado.
- Paciencia: Esto le permitirá manejarse en distintos escenarios con soltura.
- Oratoria: No solo se trata de tener buenas ideas; también hay que saber expresarlas.
- Manejo de redes sociales: si bien puede que esto sea responsabilidad de otra persona, conviene tener consciencia sobre lo que se necesita para poder evaluarlo a detalle.
Event manager: ¿Cómo es el trabajo?
En un principio, hay que reconocer que el trabajo de un organizador de eventos es muy dinámico. Puede que empiece a una hora y no se sepa cuándo termina. Entre sus campos de trabajo, por ejemplo, están los siguientes:
- Wedding planner: responsable de la organización de celebraciones matrimoniales.
- Eventos corporativos: desde fiestas particulares, debido a una celebración específica o aniversario de compañía, por ejemplo, hasta actividades en las que se involucran marcas. Este último es que el más variedad tiene.
Las tareas dentro de la organización de eventos
El event manager es responsable de:
- Planificar: De acuerdo con las ideas y objetivos, debe trazar una hoja de ruta.
- Coordinar: Esto involucra tanto a equipos, gremios como a los profesionales a su cargo.
- Gestión de recursos: Esto involucra tanto a personas como a aquellos materiales. En cualquier caso, ninguno es infinito. Por tanto, es conveniente saber manejarlos para sacar el máximo provecho.
- Control en vivo: El organizador del evento debe prevenir escenarios para tener respuestas en caso de que se presenten.
- Análisis y valoración: Cuando se apagan las luces, el trabajo no termina. Es necesario revisar y reconocer si los resultados se alcanzaron.
¿Qué es necesario para ser un organizador de eventos?
Aunque parezca una profesión sencilla, no lo es. Implica mucho esfuerzo y compromiso en diversos ámbitos; en especial, si la idea no es solo ser un buen event manager sino destacar dentro del campo. Hay que tener en cuenta algo: incluso en la actualidad, con todos los condicionantes que exige la COVID-19, los organizadores de evento siguen teniendo espacio. Sólo que, a diferencia de otro momento, el enfoque involucra otras cuestiones.
La recomendación principal, además de formarse de manera profesional en el área, es procurar incorporar conocimientos de distintos sectores. ¿Por qué? Porque, tarde o temprano, puede que sean útiles al momento de integrarlos para dar con una propuesta innovadora. Es en este punto cuando la experiencia académica y práctica se entrelazan para poder dar con ideas y propuestas que otros no ven.
De eso se trata, ya que cada evento, en esencia, debe ser pensado para generar un bonito recuerdo en la mente de las personas.
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