¿Te gustaría convertirte en un profesional en este sector? La organización de eventos es un ámbito muy interesante en el que el talento tiene una gran importancia. Aunque hay más. Para conseguir ser un líder de este mundo, es imprescindible contar con una buena formación. Si quieres convertirte en un experto coordinador de eventos, no te pierdas el Máster en Organización de Eventos de Esneca Business School.
Uno de los subsectores en los que podrás trabajar es en la organización de bodas. Si este es tu plan, no te pierdas la doble titulación del Máster en Organización de Eventos + Máster en WeddingPlannner de Esneca Business School. Con él adquirirás los conocimientos necesarios para organizar el evento que sea.
Hoy os explicamos cuáles son las principales responsabilidades y funciones de un organizador de eventos. Sigue leyendo para descubrir si estás hecho para ello.
Cómo trabaja un eventplanner?
Un eventplaneer o coordinador de eventos, como su propio nombre indica, es un especialista en la planificación, coordinación y dirección de cualquier tipo de evento. Entre sus tareas, es el encargado de diseñar y controlar todo el proyecto desde su inicio hasta su final. Teniendo en cuenta la naturaleza del acto, el eventplanner tendrá la necesidad de acudir a otras personas o empresas especializadas en el sector. Es decir, si trabaja en un gran proyecto, es probable que esté en contacto con otros equipos o compañías, como las de iluminación, catering, transportes o servicios audiovisuales.
El eventplanner, por otro lado, será la persona encargada de estar en contacto con los agentes que participen en el evento, sean proveedores o empleados. ES decir, un coordinador de eventos debe tener unas capacidades de responsabilidad, detallismo, capacidad de análisis, compañerismo y organización.
Puntos importantes en la coordinación de un acto
Finalidad del acto: Es uno de los pasos previos que se deben dar antes de poner en marcha la planificación de un evento. El eventplanner debe ser consciente de cuáles son los objetivos del evento que vaya a organizar. Generalmente, los eventos sociales son los más fáciles de definir en este aspecto. Pero cuando son actos relacionados con empresas, política o cultura. Es importante que tengamos muy claras las finalidades para no perderlas de vista.
Público objetivo: Para crear el concepto general del evento debemos tener un conocimiento detallado de los anfitriones y posibles invitados. De esta manera podremos determinar sus gustos, intereses y preferencias. Tener una buena idea del perfil de personas que asistirán es de vital importancia para “configurar” el evento.
Presupuesto: Uno de los pasos más interesantes e importantes de un acto es su presupuesto. Es un punto que debe quedar muy detallado desde el inicio del proyecto. Él será el punto de partida. Además, debe comprender una pequeña parte que pueda cubrir imprevistos. Teniendo en cuenta el acto que vayamos a coordinar también se deberán buscar patrocinadores.
Día y sitio: Cuando tenemos definido el presupuesto que se le va a destinar al acto, deberemos sentarnos ante el calendario. Establecer un día, una hora y un sitio es una decisión que debe estar en manos del anfitrión. Aun así, el eventplanner se encargará de darle asesoramiento en cuanto a horarios y espacios para celebrar el acto. Por ejemplo, coordinar un evento deportivo en un día que coincide con la final de una competición, por ejemplo, como la Champions League, es una apuesta muy arriesgada.
Partes de un evento
- Antes del evento: El pre-evento es el momento en el que el organizador debe tomar, junto al anfitrión, algunas de las decisiones más importantes. Por ejemplo, es momento de decidir objetivos, público, inversión económica, fecha, espacio… Cuando se tiene estos puntos decididos y plasmados en un briefing, deberemos preparar un listado de invitaciones. Después, desarrollaremos la idea general, buscaremos proveedores y crear un cronograma. Si se trata de un acto multitudinario, también deberemos confeccionar un organigrama y tener varias pruebas de ensayo.
- Día del acto: ha llegado el momento de ponerlo todo en marcha. Una vez dado el pistoletazo de salida, el eventplanner debe encargarse de controlar que todo va sobre la marcha. Antes de comenzar con el acto, además, el coordinador debe de haber repasado todas las posibles incidencias e imprevistos. También debe contar con un posible plan B.
- Post-evento: Cuando el evento haya llegado a su fin, tocará desmontarlo todo. Además, el organizador hará una evaluación de resultados y hará los pertinentes agradecimientos.
Clases de eventos a montar
Según el tipo de evento que se organice, las tareas podrán ser unas u otras. Es decir, por ejemplo, si el evento está relacionado con un tema social, deberemos priorizar la satisfacción de los asistentes y el anfitrión. Si por otro lado estamos ante un evento empresarial, deberemos transmitir un mensaje concreto a los asistentes. Si el acto es cultural, el día del evento deberemos cuidar las redes sociales y los medios de comunicación.
Cada evento tiene particularidades, pero ninguno puede funcionar sin dejar claros los objetivos a conseguir. Vamos ahora a ver qué eventos pueden encontrarse cuando se trabaja en el mundo de la organización de eventos.
Eventos empresariales:
- Comidas o cenas de celebración
- Inauguraciones
- Aniversarios
- Stands, ferias, congresos…
- Excursiones y encuentros ‘afterwork’
- Lanzamiento de producto
- Viajes de negocios
Eventos oficiales o políticos
- Mesas redondas
- Homenajes, conmemoraciones, reconocimientos…
- Ruedas de prensa
- Actos oficiales
- Debates
- Recepciones
- Campañas políticas
Eventos sociales
- Enlaces matrimoniales, comuniones o bautizos
- Aniversarios, cumpleaños, celebraciones
- Funerales
Eventos culturales
- Premios y certámenes
- Ferias, exposiciones, congresos
- Festivales y conciertos
- Actos benéficos
- Desfiles o pases de moda
