Los directores de proyecto también deben tener una comprensión íntima del lado humano de la gestión del cambio, la alineación de la cultura, los valores, las personas y los comportamientos, para alentar los resultados deseados. Los planes en sí mismos no capturan valor; el valor se realiza solo a través de las acciones colectivas y sostenidas de todos los empleados que son responsables de diseñar, ejecutar y vivir con el entorno modificado.
La gestión del cambio efectiva en 4 pasos
Los líderes involucrados en la transformación a menudo dicen que les preocupa cómo reaccionará la fuerza laboral, cómo pueden lograr que su equipo trabaje en conjunto y cómo podrán liderar a su gente. También se preocupan por conservar los valores y el sentido de identidad únicos de su empresa y por crear una cultura de compromiso y desempeño. Los equipos de liderazgo que no planifican el lado humano del cambio a menudo se preguntan por qué sus planes mejor diseñados han fracasado.
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No hay una metodología única que se adapte a todas las empresas y proyectos, pero hay un conjunto de prácticas, herramientas y técnicas que se pueden adaptar a una variedad de situaciones que requieren de una acertada gestión del cambio, como las siguientes:
- Abordar sistemáticamente el lado humano. Cualquier transformación significativa crea desafíos relacionados con las personas que no deberían tratarse de forma reactiva. Cuando no existe planificación se pone en riesgo la velocidad, la moral y los resultados. Un enfoque formal para administrar el cambio comienza con el equipo de liderazgo para, después, ir involucrando a los interesados y líderes clave. Este plan debe desarrollarse temprano y adaptarse a menudo, lo que exige un esfuerzo continuo de recopilación de datos y análisis, planificación y disciplina de implementación como un rediseño de la estrategia, los sistemas o los procesos.
- Partir de un enfoque de arriba hacia abajo. Debido a que el cambio es intrínsecamente inquietante para las personas en todos los niveles de una organización, cuando está en el horizonte, todos los ojos se dirigirán al CEO y al equipo de liderazgo en busca de fortaleza, apoyo y dirección. Los líderes mismos deben adoptar los nuevos enfoques primero, tanto para desafiar como para motivar al resto de la institución, permaneciendo alineados y comprometidos con la dirección del cambio, partiendo de la comprensión de la cultura y los comportamientos que los cambios pretenden introducir.
- Respaldar la propuesta de cambio. Los individuos son intrínsecamente racionales y cuestionarán hasta qué punto se necesita un cambio, si el proyecto avanza en la dirección correcta y si quieren comprometerse personalmente para hacer que el cambio suceda. Buscarán respuestas en el liderazgo, que deberá contribuir con la creación de una declaración de visión escrita, una hoja de ruta para guiar el comportamiento y la toma de decisiones.
- Designar la propiedad. Es necesario que los directores de proyecto estén dispuestos a aceptar la responsabilidad de hacer que se produzca un cambio en todas las áreas que influyen o controlan. La propiedad a menudo se crea mejor involucrando a las personas en la identificación de problemas y en la elaboración de soluciones. Es una parte sustancial de la gestión del cambio que puede beneficiarse del refuerzo de incentivos y recompensas, que pueden ser tangibles (por ejemplo, compensación financiera) o intangibles (por ejemplo, camaradería y un sentido de destino compartido).
Por último, no hay que olvidar un aspecto importante en la gestión del cambio. Con demasiada frecuencia, los líderes cometen el error de creer que otros entienden los problemas, sienten la necesidad de cambiar y ven la nueva dirección tan claramente como lo hacen ellos. Pero esto no siempre sucede así, por eso, los mejores programas de cambio refuerzan los mensajes básicos a través de un asesoramiento regular y oportuno que es a la vez inspirador y práctico. Las comunicaciones fluyen desde la parte inferior y desde la parte superior, y están destinadas a proporcionar a los empleados la información correcta en el momento adecuado y solicitar su opinión y comentarios.
