Durante la pandemia del Covid-19, las empresas del sector de la organización de eventos tuvieron que reinventar su modelo de trabajo. Ahora, cuando parece que el coronavirus ha quedado en un segundo plano, cada vez son más las compañías que, debido a la necesidad de mantener su prestigio e imagen y de volver al formato presencial, apuestan por buenos profesionales que dominen la organización de eventos.
Los directivos de las empresas necesitan a gente dinámica y segura que sea capaz de organizar los diversos eventos y celebraciones que tienen lugar a lo largo del año: actos institucionales de la empresa, recepciones, cumbres internacionales, firma de convenios, visitas institucionales, visitas a las obras, inauguraciones, reuniones con otros empresarios, presentación de productos al mercado y un largo etcétera.
De hecho, la buena organización de eventos empresariales se ha convertido en una herramienta fundamental para el desarrollo y la comunicación, por lo que hay que estructurar de forma correcta la metodología de trabajo y organizar las tareas en función del evento, algo que no resulta nada sencillo y para lo que se necesita la ayuda de un profesional con formación en el sector de los eventos.
Entre las razones indispensables que existen para organizar eventos dentro de la empresa, destacan:
- Mejora del ambiente laboral
- Reconocimiento y difusión de triunfos
- Fidelización de clientes
- Mejora de la imagen de marca
¿Qué se necesita para organizar un evento corporativo?
El objetivo primordial es tener claro el propósito que se quiere alcanzar con la realización de esta actividad empresarial. Una vez establecida la meta, hay que tener en cuenta varios aspectos importantes para asegurar el éxito del evento y para conseguir aumentar o fidelizar clientes.
Algunos de los pasos clave para organizar un evento empresarial son: organizar la agenda, diseñar actividades para fomentar el trabajo en equipo, concretar reuniones para cerrar todos los puntos a tratar en el evento…
Y es que, la celebración de un evento no solo sirve para presentar productos o servicios, sino que es una gran oportunidad para que la empresa ofrezca una buena imagen de cara al público.
Tipos de eventos corporativos
Aunque los eventos empresariales más celebrados son las convenciones y las acciones de formación, se pueden distinguir muchos otros tipos de eventos corporativos en función de diversas clasificaciones:
En función de a quiénes van dirigidos:
- Internos: organizados para el personal interno de la empresa.
- Externos: organizados para proveedores, clientes, etc. El objetivo es captar la atención del target de la empresa y alcanzar un objetivo concreto y definido.
En función del área geográfica:
- Regionales: evento que no alcanza el 40% de asistentes de otras comunidades.
- Nacionales: evento al que el 40% de los asistentes proceden de tres comunidades autónomas distintas.
- Internacionales: el 40% de los asistentes proceden de países diferentes.
En función de la consecución:
- Presentación de producto: las empresas dan a conocer un nuevo producto o servicio e invitan al evento tanto a clientes como a medios de comunicación para conseguir una mayor difusión.
- Rueda de prensa: orientadas específicamente a los medios de comunicación para que informen sobre una nueva actividad que se está realizando en la empresa.
- Juntas de accionistas: Es uno de los eventos internos más importantes para las compañías, ya que se trata de reuniones en las que se habla y se toman decisiones empresariales decisivas. Suelen ser formales y para los que se necesita una organización efectiva.
- Actividades de Team Building: suelen ser eventos de ocio que persiguen fomentar el trabajo en equipo con actividades dinámicas, juegos e incluso deportivas. Se busca mejorar la colaboración y las buenas relaciones entre los trabajadores de una empresa.
- Congresos: suelen ser reuniones periódicas que pueden durar más de un día. Pueden estar compuestos por charlas, talleres, mesas redondas o reuniones de networking.
En definitiva, la empresa tiene que contar con la ayuda de un profesional con formación en el sector de eventos para identificar cuál es el tipo de acto que mejor se adapta a la compañía, al momento y al objetivo que se quiera conseguir.
Si estás interesado en el área de organización de eventos es importante que tengas en cuenta que, para tener el dominio de qué tipo de protocolo aplicar en cada momento y las habilidades organizativas y comunicativas que requiere cada evento, es imprescindible una buena formación.
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