De un coordinador de fiestas a una persona especializada de las relaciones públicas. Este es el salto espectacular que ha logrado el perfil del organizador de eventos. Se trata, así, de un profesional que no solo se encarga de organizar eventos particulares. Las compañías y organizaciones de cualquier clase encargan a los organizadores de eventos la planificación y gestión de cada evento corporativo, benéfico o festivo.
En el pasado la organización de eventos estaba en la mente del público como algo despreciable y frívolo. Aun así, actualmente, esta situación ha dado un vuelco de 360º y el organizador de eventos se ha convertido en una figura con la importancia profesional que se merece.
Teniendo en cuenta que se trata de un profesional especializado y experto, vamos a repasar sus 5 funciones principales. Además, daremos un vistazo a las habilidades que se deben tener para ser un profesional de este ámbito. ¿Nos sigues?
Funciones del organizador de eventos
Las tareas de este profesional del ámbito de la publicidad y la relaciones públicas y la comunicación tienen que ver con el “antes”, el “durante” e incluso el “después” de los eventos corporativos.
- Planificación del evento
El primer paso de su trabajo es el diseño. Teniendo en cuenta todas las opciones, deberá valorar cuál será la mejor localización, decoración y comida. También es el encargado de seleccionar los proveedores y servicios que subcontratará, así como los perfiles de empleados y actores que tendrán presencia en el evento. Durante esta primera tarea, el organizador trabajará también la lista de invitados, personas VIP o ponentes.
Paralelamente también se tiene en cuenta la organización del tiempo concreto. En este punto se analizan los días anteriores al acontecimiento. De esta manera, se puede tener un control muy detallado sobre los imprevistos que puedan sorprender durante el evento.
- Plan de comunicación minucioso
Sabiendo que se trata de un perfil incluido en la publicidad y la comunicación, el evento en sí debe tener un detallado plan de comunicación. Por eso, la segunda tarea del organizador de eventos es la de diseñar este plan. Entre otros puntos, este documento debe prever cómo se publicitará el acto, cómo se informará a los asistentes más importantes y qué medios se hacen eco de él.
Por otro lado si el evento que se está organizando lo requiere, será también el organizador de eventos el encargado de a gestión comercial. Eso es, contactar y llegar a acuerdos con los sponsors y patrocinadores necesarios. A modo de pequeño resumen de este punto podríamos decir que un buen organizador de eventos es un buen comunicador. Y maneja tanto la comunicación externa como la interna.
- Dirigir y coordinar a los actores implicadas
En un evento pueden llegar a participar muchas personas. El organizador de eventos marca las guías y se encarga de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya sean proveedores, anfitriones, invitados o empleados.
No es una función fácil, pues para hacerlo de manera efectiva se deben tener habilidades de dirección. Solo con ellas se puede organizar a varios perfiles tan dispares al mismo tiempo. Una buena dirección es aquella que garantiza un buen funcionamiento del evento.
- Gestión de recursos
Durante la planificación del evento, el organizador tiene la obligación de estar encima de los recursos disponibles. Es decir, ya sean económicos o humanos como tecnológicos, creativos, gastronómicos… El control dependerá también del estudio objetivo de los recursos, que es útil para diseñar acciones y elementos interventores.
En este punto es imprescindible tocar de pies a tierra: diseñar un acontecimiento desproporcionado o sin un fondo para imprevistos sería todo un error.
- Supervisión de la previa y ejecución del acontecimiento
El control y supervisión del desarrollo de los preparativos solo llegará cuando el organizador de por finalizados el diseño y programación del acto. Este control es vital, ya que será en este punto cuando el organizador podrá identificar problemas o imprevistos para subsanarlos.
Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal de este profesional es la supervisión de que el funcionamiento del evento va sobre lo programado. Además, por supuesto, de controlar que todos los implicados ejercen su papel correspondiente.
Competencias para ser planificador de eventos
El desempeño de múltiples tareas simultáneamente genera la necesidad de tener varias capacidades. No es fácil reunirlas todas, así que veamos cuáles son las imprescindibles:
Habilidades directivas y organizativas
Podríamos comparar al organizador de eventos con un director de orquesta. Para ser un buen planificador ha que tener capacidad de planificar, programar y organizar. Además debe estar atento a varias tareas simultáneas. Desde la ideación del evento hasta la logística, la decoración o la gastronomía.
También debe dirigir a varios equipos de personas que tienen funciones muy diferentes entre ellas. Pueden ser staff, anfitriones, colaboradores, proveedores, ponentes, etc. Es muy importante que un organizador de eventos tenga habilidades de dirección para poder transmitir la información precisa a la persona precisa. Coordinar a todo el personal de manera eficaz tendrá como resultado un acontecimiento fluido y fiel a su programación.
Buen comunicador y negociador
Un eventplanne es un experto de las relaciones públicas, sus capacidades comunicativas son la base que sustenta su trabajo. Tener mano derecha en la comunicación y saber escuchar es una de las principales aptitudes que debe tener un planificador. Junto a la de la negociación. Y es que el organizador de eventos deberá adaptarse a los fondos disponibles y llegar a los acuerdos más suculentos en cuanto a tarifas y costes. Así podrá obtener el máximo beneficio de su presupuesto base.
Originalidad y creatividad
Una habilidad que habla por si sola de estos profesionales es su originalidad y creatividad. Es decir, los mejores eventos son los que más memorables acaban siendo. Y para conseguir que lo sean, la creatividad e innovación son de vital importancia. Una de las metas de la planificación de eventos es la de sorprender a los asistentes. Así se consigue una satisfacción por la asistencia. Este sentimiento es lo que, al final, consigue que el evento se quede en la memoria como una experiencia inolvidable.
Notaréis la originalidad de un organizador de eventos en la decoración, las actuaciones, localización o catering del acto. Un planificador de evento profesional siempre encuentra la manera de que el evento sea recordado por los asistentes.
Flexibilidad y versatilidad
Esta habilidad está muy relacionada con la anterior. Entre las diferentes capacidades del organizador de eventos también destacan la flexibilidad y versatilidad. Con ellas, el eventplanner puede trabajar adaptándose a las situaciones y recursos disponibles. Por otro lado, también puede sobreponerse a los imprevistos o contratiempos de manera eficaz.
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Hola me gustaría saber si es que se puede cuatro cuesta en trabajo de una decoradora.gracias!!
Hola,
Los precios pueden variar en función del profesional. Así pues, te recomendamos que pidas varios presupuestos.
Un saludo. :-)