El organigrama de una empresa es la base de cualquier negocio, este un esquema que representa gráficamente y de manera simplificada la estructura interna de una compañía. En él se especifican los niveles de jerarquía y las relaciones que hay entre los distintos departamentos. Es, en resumen, un una manera clara y fácil de organización.
Hoy te explicamos la importancia que tienen los organigramas empresariales y te contamos sus pros y contras, cómo se clasifican y algunas herramientas para que puedas crear el tuyo.
La importancia del organigrama de una empresa
El organigrama sirve para mantener la organización y el correcto funcionamiento de una empresa. La eficiencia y la productividad están íntimamente ligadas a cómo las empresas se ordenan. Los diagramas ofrecen una visión general y clara de la compañía a todos los empleados, explicando cómo se divide, cuáles son los sectores en los que cada cual se desempeña, cuáles son las relaciones entre los departamentos y cuáles las relaciones jerárquicas. Esto da resultados muy rápidos ya que mejora la comunicación interna.
En definitiva, un organigrama bien definido facilitará la gestión diaria y estratégica de la empresa. Puede aplicarse tanto en multinacionales, pymes o en negocios unipersonales. En este último caso, deberá definirse el rol que asume el empresario.
Ventajas y desventajas del organigrama de una empresa
Aunque los organigramas puedan parecer estructuras rígidas que explican estructuras, en realidad deben ser flexibles y deben poder adaptarse a los cambios que se puedan producir en la empresa, para que siga siendo clara la estratégica y la organización. En este sentido, las principales ventajas que ofrece un organigrama de una empresa son:
- Permite definir objetivos
- Desarrolla las relaciones entre departamentos
- Facilita la supervisión
- Muestra con claridad los canales para ascender dentro de la empresa
- Divide y reparte el trabajo
Por el contrario, también presenta algunas desventajas:
- Debe actualizarse y adaptarse constantemente a los cambios.
- No define todos los canales de comunicación de una empresa.
- No puede reflejar el factor humano.
Cómo debe ser un organigrama
Es muy importante no cometer errores a la hora de estructurar un organigrama, para ello es importante determinar las áreas de trabajo y las funciones. Un buen organigrama debe ser:
- Sencillo. Debe de ser fácil de entender, sin presentar estructuras complejas ni extensas.
- Preciso. Para que, al establecer conexiones comunicativas, todas las áreas puedan de relacionarse entre ellas. Los conectores deben situarse estratégicamente en el organigrama.
- Uniforme. El diagrama empresarial debe facilitar su comprensión para que pueda mantenerse un equilibrio y no cargarlo de elementos gráficos.
- Accesible. El formato y estructura del esquema deben reflejar el objetivo general de la empresa.
- Actualizado. Para que un organigrama cometa su función, es necesario actualizarlo. Se recomienda colocar la fecha al pie de éste cada vez que se modifique.
Tipos de organigramas
Independientemente de que cada compañía crea su organigrama adaptándolo a sus propias necesidades o intereses, existen hasta cinco categorías distintas para clasificarlos: según su naturaleza, su finalidad, su ámbito, su contenido y su presentación.
Cada compañía crea su organigrama según sus necesidades o intereses. Aun así, existen hasta cinco categorías para clasificarlos. Pueden diferenciarse por su naturaleza, su finalidad, su ámbito, su contenido y su presentación:
Naturaleza. Dentro de este grupo es posible diferenciar otros tres tipos subgrupos.
- Los microadministrativos corresponden a una sola compañía
- Los macroadministrativos incluyen a más de una compañía
- Los mesoadministrativos tienen en cuenta a una o más empresas de un mismo sector. Estos pueden utilizarse tanto en el sector público como privado.
Finalidad. Este grupo se divide, a su vez, en cuatro tipos.
- El informativo, diseñado para ofrecer información a los miembros de una empresa.
- El analítico, que refleja el análisis de determinados aspectos de organización, tales como los presupuestos o las remuneraciones.
- Los formales, son el organigrama de una Sociedad Anónima cuando esta se ha constituido.
- Los informales se consideran como tales cuando la sociedad todavía no cuenta con la aprobación de su directorio.
Ámbito. Se diferencian dos tipos: los generales y los específicos.
- Los generales ofrecen información representativa según la magnitud y características de una empresa.
- Los específicos muestran información específica de un área de la compañía.
Contenido. Dentro de este grupo se encuentran
- Los organigramas integrales: parecidos a los generales, representan a todos los departamentos de una empresa y sus relaciones jerárquicas.
- Los funcionales: incluyen las funciones asignadas por cada departamento y las relaciones que hay entre ellos.
- Los organigramas de puestos, plazas y unidades: estos indican las plazas existentes o necesarias para cada departamento, además es posible añadir los nombres de las personas que ocupan dichos puestos de trabajo.
Presentación. Este grupo se divide en cinco tipos.
- Los verticales: indican los departamentos de arriba abajo, desgranando los niveles jerárquicos en forma escalonada.
- Los horizontales: donde se despliegan los departamentos de izquierda a derecha, siendo el director de la empresa quien está a la izquierda del todo, mientras que los niveles jerárquicos se ordenan en columnas y las relaciones entre departamentos se ordenan con líneas horizontales.
- Un organigrama mixto es el resultado de unir los dos tipos anteriores. Se utiliza en empresas que cuentan con muchos departamentos en la base.
- Los organigramas de bloque son una variante de los verticales, integran más unidades de un departamento.
- Los circulares. El departamento de mayor jerarquía se ubica en el centro y está rodeado de más círculos que representan un nivel distinto de autoridad. Los departamentos que comparten jerarquía se ubican sobre el mismo círculo. Las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas que unen las figuras.
Herramientas para crear un diagrama empresarial
El esquema de una empresa puede crearse a partir de diferentes soportes digitales o herramientas online, ya sean de pago o gratuitas. Es posible aprovecharse de que la mayoría de ordenadores cuenta con el Pack de Microsoft y utilizar alguna de sus herramientas para generar un organigrama. Por ejemplo: PowerPoint, Publisher y Microsoft Visio.
Si prefieres utilizar herramientas online, pueden ser pensar en el Creatly, Cogmap, Pidoco, LucidChart o Google Docs. Algunas de estas son gratuitas y colaborativas. En otras deberás registrarte o podrás guardar tus organigramas en la nube.
Fuente: Inenka
