Los organizadores de bodas son perfiles que cada vez cobran más fuerza, dado el nivel de detalle y la personalización de los eventos que deseamos desarrollar. Sin embargo, todavía mucha gente se pregunta ¿qué hace un planificador de bodas?, sin embargo esa respuesta cambia con cada cliente.
Hoy veremos cuáles son las principales tareas y funciones, y qué relación poseen con los novios, los weddingplanner.
¿Cómo debe ser el primer encuentro entre el organizador y el cliente?
Este primer contacto es crucial para que el cliente y el organizador de bodas puedan conocerse y comenzar a encaminar la visión global del acontecimiento que se va a realizar. El planificador explicará todos los servicios que ofrece, mientras que el cliente puede explicar el tipo de evento desea.
En líneas generales, se suele contratar al organizador para que entregue un servicio integral, en donde se ocupará de todo: gestiones, presupuestos, locaciones, entre otros. Sin embargo, también puede ocurrir que un cliente requiera sus servicios realizar la coordinación durante el día específico de la boda; o bien, para que lleve adelante detalles logísticos de la boda.
Si deseas saber específicamente qué hace un weddingplanner, entonces conocer cuáles son las diferencias entre los distintos servicios que puede llevar a cabo.
Coordinación del evento
La boda es el «día D» para los novios y novias, incluso, muchos lo han esperado durante toda su vida. Para que ese día sea realmente especial, todo siga su curso y no se den giros imprevistos, necesitarán de la coordinación de un experto que planifique hasta el más mínimo detalle su boda.
Por ello, a pesar de que los novios preparen todo con anterioridad, necesitarán a alguien que les ayude a llevarlo adelante. Este es el tipo de servicio que podemos llamar coordinación e incluye:
- Preboda
El primer para a coordinar son los elementos previos a la boda, para ello deberás ponerte en contacto con cada uno de los proveedores al menos una semana antes de la boda para cerrar todos los detalles previos.
Sería bueno que, para garantizar la eficiencia en los tiempos, crearas una línea de tiempo detallada en la que se detallen todas las partes implicadas. Ahí deberías incluir a los fotógrafos, los familiares, los novios y el DJ para asegurar la sincronización. Recuerda no tener miedo de tomar el control y comprobar que todos estén en la misma página.
- Día de la boda
En el día del evento todo debe estar muy cronometrado. Tú deberás llegar al lugar con suficiente tiempo de antelación para poder supervisar y responder a cualquier cuestión que pudiera surgir. No olvides que eres el nexo de unión entre proveedores, novios e invitados. Por lo que serás responsable de garantizar que cada cual cumpla con sus tareas y que los invitados reciban el mejor trato posible.
Tras finalizar la ceremonia, tendrás que tener organizado el transporte de los invitados al lugar de recepción lo más rápida y cómodo posible, mientras que procuras que en el lugar de la celebración todo esté preparado. Sin dudas, lo que no puede fallarte es la línea del tiempo, tu cronograma te dará las pautas para poder moverte tranquilamente. Sin embargo, tendrás que tener suficiente actitud para saber cuándo acelerar o disminuir la velocidad si la situación lo requiriera. Lo importante sigue siendo que todas las partes se muevan en sincronía.
- Presupuesto
El presupuesto tendrá mucha relevancia en cada decisión de la boda. Mientras que algunos clientes manejarán el presupuesto por ellos mismos, otros te lo solicitarán directamente a ti. Corroborar que el presupuesto total para la boda sea acorde con las expectativas que se tienen para ella, teniendo en cuenta todos los elementos que la componen, también es una parte importante del trabajo del organizador.
Asimismo, a pesar de su importancia, tampoco creas que el presupuesto está escrito en piedra. A medida que la novia y el novio evolucionen, también lo harán sus planes o expectativas, por lo que la flexibilidad también será un factor en juego.
- El entorno
Con el presupuesto ya establecido y controlado, viene la labor detectivesca. Deberás comparar las diferentes locaciones donde puede desarrollarse el evento (esta puede ser una de las tareas más complicadas), pues sin dudas es de las tareas más importantes. Los novios le dan especial importancia al lugar donde se sitúa el evento, por eso debemos elegirlo cuidadosamente, teniendo en cuenta sus preferencias y considerando que incluya diferentes artículos de alquiler, que el precio de los alimentos y bebidas sea diferente y que pueda calcular los impuestos y cargos por servicios a diferentes tarifas.
También en este punto, el tiempo es vital. Deberás anticiparte todo lo que te sea posible para que, en el día en cuestión, tu locación esté disponible. Además, es importante mantener un enfoque comprensivo pero pragmático con las parejas.
- Proveedores
Lo siguiente que deberás tener en cuenta, cuando la fecha y el lugar estén establecidos y confirmados, es la selección de los proveedores. Como ya sabes, también, el presupuesto disponible y conoces el estilo del cliente, deberás coordinar citas con cada proveedor, teniendo en cuenta la disponibilidad y las preferencias, para seleccionar a los mejores.
Muchos clientes poseen dificultades para tomar decisiones y se abruman por el estrés que genera la organización de este tipo de eventos. Tener paciencia es clave para que nada de esto te ocurra. Gestionar los tiempos es, una vez más, parte clave del proceso. Dales tiempo para considerar a cada proveedor y tomar una decisión sobre cada categoría antes de pasar a la siguiente.
- Hacer realidad los sueños del cliente
Después de que el lugar y los proveedores estén reservados y asegurados, llega la hora de hacer magia. Es posible que te soliciten, también, ayuda con la selección del atuendo para la novia y para la fiesta nupcial. Para ello, puedes asistir a las citas en el salón de novias o, simplemente, dar tu opinión sobre ciertos detalles. Además, no debes olvidar la parte impresa, es decir, invitaciones de boda, menús, programas, etc. En resumidas cuentas:
- Crear y revisar los contratos de los proveedores.
- Organizar el calendario del la boda.
- Coordinar las llegadas y entregas de proveedores.
- Evitar errores costosos, como cargos por envío urgente o cambios innecesarios.
- Coordinar cada movimiento.
En resumen, el organizador de bodas planea, prioriza y coordina la toma de decisiones y simplifica cada proceso para que todo salga como debe ser: perfecto.
Fuente: Escuela de Turismo & Gastronomía de los Pirineos
