La automatización se ha convertido en un tema muy generalizado en la actualidad, especialmente en el sector empresarial. Uno de los aspectos más importantes para este proceso es la integración de los catálogos electrónicos de proveedores en los ERPs, que se refieren específicamente a los planificadores de recursos empresariales. Todo esto se ha visto evidenciado principalmente en los procesos de procurement en las compañías.
Gracias al valioso aporte de los departamentos de compras en cuanto a la exigencia a los proveedores, ahora es posible ofrecer un portafolio de productos y servicios amplio y que se integre perfectamente con los sistemas del cliente.
De hecho, la transformación digital de las empresas es un proceso que incluye la integración de los proveedores con los respectivos procesos de la cadena de producción.
Con el objetivo de lograr la mencionada integración, existen varias maneras que se pueden aplicar este fin. A continuación, te contamos de qué se trata cada una de ellas:
Catálogo tradicional (o antiguo)
Se basa en la creación de un catálogo estático y que se presenta en un formato legible por el ERP del cliente (bien sea en Excel, cXML, cif, csv, etc.) para, posteriormente, cargarlo en su sistema.
Una de las principales ventajas de la integración tradicional es el estado del archivo que se encuentra como “on premise”, es decir, se encuentra alojado en el servidor del cliente, lo que hace más fácil la exportación y grabación de información al sistema.
No obstante, al ser un medio “estático” no se puede actualizar constantemente o modificar cualquier aspecto como las ofertas especiales, los descuentos, las promociones, etc. En general, el dinamismo que permite introducir nuevos productos o ver el stock disponible del proveedor no es posible con el modelo tradicional.
Catálogos electrónicos dinámicos
Este tipo de catálogos se caracterizan porque brindan la opción de la interacción constante y, además, permiten promover la relación compras-proveedor. En este caso, es posible agregar nuevas referencias de artículos y cualquier tipo de cambio o modificación que se desee hacer antes de la visualización. Por ejemplo, se pueden incluir descuentos especiales que puede ver el comprador, así como también puede visualizar la disponibilidad y las cantidades existentes de productos.
Los catálogos electrónicos o Ecats, pueden ser incluidos en el sistema de compras de distintas maneras. A continuación, te contamos cuáles son:
- Apis. Las aplicaciones punto a punto (P2P) entre el cliente y el proveedor para dar acceso al catálogo. Uno de los ejemplos más claros es el SAP, que cuenta con el sistema OCI (Open Catalog Interfaz), una aplicación que permite la interconexión entre dos máquinas SAP, lo que a su vez permite el acceso directo a la tienda de e-commerce del proveedor mientras graba los pedidos en ambos sistemas.
- Punchout. Es un proceso que consiste en la creación de un enlace directo desde el sitio web del e-commerce del proveedor, específicamente en el lugar donde tiene alojado el catálogo, a una plataforma de compras. Estas conexiones son ideales para las empresas que manejan cantidades considerables de catálogos electrónicos.
Estas aplicaciones ofrecen ventajas de valor para estos procesos. Entre otras, ayuda a minimizar costes y tiempo en el momento de realizar los pedidos a los proveedores; en general, ayuda a automatizar los procesos de compra.
Algunas de las plataformas de compras más conocidas son:
- Jagger
- Fullstep
- SAP Ariba
- Coupa
Otro de los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta en el momento de integrar el catálogo electrónico es el uso de las pasarelas. Son aplicaciones con tecnologías Hubwoo/Proactis o BeNeering que permiten la interacción entre clientes y proveedores en el proceso de gestión de pedidos.
Por otra parte, el Marketplace B2B es otro aspecto a resaltar en este campo. Este tipo de sites permiten la integración de catálogos electrónicos que se encuentran a disposición de los clientes. Por ejemplo, Amazon Business y Mercateo.
Ventajas de la integración de un catálogo electrónico
No queda duda que los catálogos electrónicos son una opción perfecta para implementar en cualquier empresa. Aquí te contamos algunos de los beneficios principales de los Ecats:
- Ofrecen la opción clasificar y jerarquizar la información eficazmente.
- Permite incluir información específica de cualquier producto.
- Elimina los costos relacionados con impresiones, papel, almacenamiento y distribución.
- Optimiza los tiempos en cada uno de los procesos de compra.
- Permite la creación de códigos propios para referencias de cada artículo.
- Brinda la opción de acceder a promociones u ofertas.
- Puede crear facturas descargables.
- Presenta unas condiciones totalmente personalizadas y en tiempo real para cada proceso.
- Tiene la alternativa de crear listas de favoritos y también de repetir compras de forma sencilla.
Abastecimiento recurrente de productos
En muchas oportunidades las empresas deben realizar un abastecimiento continuo de distintas referencias de productos. Por ello, una opción que es realmente útil para esta necesidad es la de poder crear una lista de favoritos y, de manera automática, hacer la nueva compra.
Precisamente en este caso es donde la automatización del catálogo de proveedores toma mayor protagonismo, pues permite agilizar los procesos de compra y optimizar el funcionamiento de la Supply Chain.
Caso de éxito de proveedor de herramientas
Hoffmann Group
El caso de Hoffmann Group es uno de los mejores ejemplos de éxito de este proceso de automatización en una empresa de herramientas industriales. A continuación, te ponemos en contexto.
La empresa Hoffmann cuenta con un catálogo de más de 85.000 productos y, además, con dos marcas propias: Garant y Holex. Aproximadamente son 500 los fabricantes a los que se les distribuyen los productos.
Al integrar el catálogo electrónico, Hoffmann logró la automatización en varios de sus procesos. Primero, permitió adaptar sus sistemas a los de los clientes, posicionándose como aliado de ellos y consolidándose como proveedor estratégico.
Hoy en día, esta empresa le brinda a cada uno de sus clientes la opción de trabajar por medio de su tienda de e-commerce, eShop.
En este caso, el aspecto clave para lograrlo fue la posibilidad de adaptación a la circunstancia del cliente, es decir, le permitió optimizar al cliente una situación o satisfacer una necesidad, todo, a través de la integración del Ecat por medio de plataformas de compras o Marketplaces B2B.
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