El reto de trabajar con nuevos patrocinadores para los directores de proyecto

Cuando una de sus organizaciones lanzó un proyecto digital masivo para actualizar una aplicación para consumidores, Jessica Janko, PMP, pensó que tenía un buen control de las expectativas de ambos patrocinadores del proyecto. Pero pasó por alto una realidad crítica: uno de los patrocinadores nunca había desempeñado ese rol antes. Esa falta de experiencia difuminó los límites entre las responsabilidades del patrocinador y el director de proyecto.

“Lo detectamos al comienzo y pudimos corregirlos problemas al redefinir el proyecto y explicarle al patrocinador que teníamos un plan de proyecto”,señala Janko, Directora de TI de la Oficina de Seguridad de Información de Enterprise Holdings en St. Louis, Missouri, EUA. Pero tratar con un patrocinador nuevo no preparado afectó de todas maneras el cronograma del proyecto, algo que pudo haberse evitado con una comunicación más clara desde el comienzo. Ahora Janko se asegura de explicarles a los patrocinadores nuevos en el rol las expectativas y responsabilidades al comienzo del proyecto.

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Los problemas de entendimiento con un patrocinador pueden generar problemas. Cuatro de diez organizaciones con desempeño deficiente afirma que el apoyo inadecuado de los patrocinadores es la principalcausa del fracaso de los proyectos, según el informe Pulse of theProfession® 2018 de PMI. Esos problemas se pueden potenciar cuando los profesionales de proyecto trabajan con patrocinadores novatos.“Las cosas comunes que preocupan a los patrocinadores,como los cronogramas y presupuestos, son mucho más preocupantes para ellos si es la primera vez que apoyan un proyecto”. “Es importante no asumir que saben exactamente cómo funciona un proyecto. Nosotros hacemos esto todos los días,pero para ellos todo es nuevo”.

Las siguientes son algunas tácticas para superar cuatro desafíos comunes con los que se encuentran los directores de proyecto que trabajan con patrocinadores nuevos.

  1. Desafío: Expectativas poco realistas. Incluso los ejecutivos con años de patrocinio de proyectos a su haber a veces pueden tener ambiciones desproporcionadas para un proyecto. Pero para los patrocinadores nuevos, el riesgo es incluso mayor.Un patrocinador sin experiencia tiene más probabilidades de ser víctima de la tendencia al optimismo y minimizar los obstáculos o elementos del registro de riesgos.
    Solución: Complemente el diálogo con datos. Se necesitará más de una conversación para dimensionar correctamente el punto de vista de un patrocinador. Se requiere tiempo, esfuerzo y perseverancia para transformarlas expectativas de idealistas a realistas, señala Sahar Kanani, PMP, Jefa de Dirección de Portafolios/Programas de la Unidad de Negocios de Gestión de Interfaces de Programación de Aplicaciones de CA Technologies en Vancouver, Columbia Británica, Canadá. Reúna una buena cantidad de datos antes de comenzar cualquier conversación difícil, ya que “los hechos son más elocuentes que cualquier otra cosa”, afirma.
  2. Desafío: Límites difusos. La primera reunión es mucho más que un encuentro para saludarse. Es una gran oportunidad para indicar claramente a un patrocinador novato cuál es el rol de un patrocinador. Es muy probable que los patrocinadores nuevos asistan a esta reunión inicial con muchas preguntas y es importante que salgan de ella con confianza y claridad. La falta de definición en los roles puede producir malos entendidos y otros problemas posteriores en el proyecto.
    Solución: Defina las cosas desde el comienzo. Las primeras reuniones pueden establecer un protocolo entre el patrocinador y el director de proyecto para tomar decisiones relacionadas con el proyecto. “Cuando trabajo con un patrocinador nuevo, tomo como prioridad sentarme con él y definirlas expectativas al comienzo, incluso cuándo y cómo me comunicaré con él”, señala Janko. “Es algo muy importante para que el proyecto marche bien”.
  3. Desafío: Cambio de forma del alcance. Es posible que los patrocinadores que son nuevos en el rol no comprendan claramente los límites del alcance del proyecto. Aunque el entusiasmo del patrocinador es bienvenido, por supuesto, puede ser difícil mantener firmes los parámetros del proyecto cuando el patrocinador está determinado a excederlos. Desafíos como este pueden poner a prueba la perseverancia y la paciencia del director de proyecto.
    Solución: Llame a los expertos. Ajustar las expectativas de un patrocinador puede ser una tarea delicada que debe adaptarse a las características de esa persona. Pero buscar la ayuda de terceros puede evitar una confrontación con respecto del alcance.
  4. Desafío: Calidad de la conexión. La buena comunicación siempre es necesaria. Pero mantener a los patrocinadores informados es aún más importante cuando son nuevos en el entorno del Proyecto. Sin embargo, la forma en que los profesionales de proyecto se comunican con un patrocinador puede ser tan importante como la frecuencia con que lo hacen. Los problemas de toma de decisiones pueden extenderse a todo el proyecto si la información no se comparte de una forma que tenga sentido para el nuevo patrocinador.
    Solución: Enfatice la organización. Adaptar los estilos de comunicación al método preferido del patrocinador nuevo puede mejorar la transparencia.Incluso algo tan simple como ajustar los horarios de las reuniones puede mejorar la comunicación con un patrocinador nuevo.

Artículo de ASHLEY BISHEL de la revista PM NETWORK de mayo 2019, revista del PMI. PMNETWORK, PMI, PMP son marcas registradas del Project Management Institute.

Los directores de proyecto a menudo se enfrentan a multitud de retos y desafíos inesperados. Uno de estos retos puede ser lidiar con la falta de experiencia de los patrocinadores del proyecto, pero hay muchos más. Como director de proyecto es necesario tener los recursos y las habilidades necesarias para salir airoso de las dificultades y conseguir llevar el proyecto a buen puerto. En EIGP, Escuela Internacional de Gestión de Proyectos, somos conscientes de las dificultades a las que tendrás que hacer frente, por eso queremos ponértelo fácil. Te ofrecemos la posibilidad de cursar nuestro Máster Internacional en Dirección y Gestión de Proyectos, en el que adquirirás las habilidades y competencias necesarias para encontrar solución a cualquier inconveniente. Lo aprenderás mediante herramientas avanzadas de gestión de proyectos, que te permitirán el desarrollo de habilidades personales y directivas de gestión de grupos.

Si no estás seguro de si este máster es para ti, puedes leer a continuación la entrevista a Sheila Cabrera, asesora de formación de EIGP, en la que explica a la perfección la importancia de saber planificar un proyecto antes de llevarlo a cabo y buscar respuestas a los riesgos previstos e imprevistos para minimizar al máximo los posibles problemas.

Fuente: EIGP – Escuela Internacional de Gestión de Proyectos

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