Cómo gestionar el tiempo con el método GTD

El tiempo es uno de los bienes más preciados que poseemos. No es posible aumentarlo, pero lo que sí que podemos hacer es gestionarlo mejor, de manera que  nos dé tiempo a realizar todas las tareas que nos proponemos, de forma ordenada y eficiente. Dado que la gestión del tiempo conlleva planificar, organizar y priorizar, han surgido un sinfín de métodos para hacerlo, y entre ellos, destaca el método GTD, ¿Quieres saber en qué consiste? A continuación te damos las claves.

¿Qué es GTD?

GTD corresponde a las siglas en inglés de “Getting Things Done”, que se podría traducir como “Hacer las Cosas”. Es un método para mejorar la productividad publicado por David Allen en su Libro “Organízate con eficacia”. Se trata de una de las metodologías de gestión de la productividad más extendidas en la actualizad y  totalmente rompedora con los métodos previamente existentes.  Con GTD recopilas todas las tareas del día a día en forma de listas para organizarlas y lograr hacerlas todas de forma ordenada y sin que se nos olviden.

En esencia, lo que persigue es que nuestra mente se libere de las obligaciones que tenemos pendientes, guardándolas en otros lugares como puede ser un cuaderno o una aplicación para el móvil por ejemplo.

¿Cuáles son los principios de GTD?

El método GTD se basa en cinco principios básicos:

Recopilar: Como ya hemos comentado anteriormente uno de los fundamentos es vaciar la cabeza de las tareas que tenemos pendientes, ya que según el autor David Allen, cuanta más información almacenamos más tiempo tardamos en gestionarla correctamente. En este paso debemos de almacenar, el autor habla de colocarlas en cestas,  las tareas que tenemos pendientes, y que gestionaremos en futuros pasos.

Procesar: Lo siguiente es decidir qué hacemos con ellas. Las posibles acciones sobre esta tarea son eliminarla, realizarla, delegarla o posponerla. Además se recomienda no realizar dos tareas a la vez y evitar la reprogramación de tareas. Mención especial cabe La regla de los dos minutos, que consiste en que si la tarea que se te presenta tardas menos de dos minutos en resolverla, debes afrontarla de inmediato.

Organizar: Una vez que tenemos nuestras tareas identificadas, pasamos a su organización. David Allen insiste en la importancia de la creación de listas y propone las siguientes listas: Próximas acciones, Proyectos, En espera y Algún día. Al acabar este paso todas las tareas han quedado emplazadas dentro de una de estas listas.

Hacer: Éste es el paso que requiere el mayor de los esfuerzos y que consiste en llevar a cabo por fin la tarea programada. El autor hace hincapié en que el tiempo empleado en  la gestión de las tareas debería de ser mucho menor que la ejecución de las mismas.

Revisar.

Dentro del método se recomienda una revisión diaria, como mínimo, de las tareas que tenemos en nuestras listas para evitar la procrastinación. La revisión de las tareas es una actuación esencial a la hora de valorar nuestra productividad porque ello implica una disciplina y un compromiso con las tareas que tenemos pendientes. Sin una revisión periódica lo más probable es que se amontonen las tareas y alguna de ellas quede sin ejecutarse.

¿Cómo iniciarse en GTD?

Son muchos quienes usan con éxito este método tanto en su vida personal  como laborar implementado por ejemplo en el correo electrónico. Un buen consejo es que primero se interiorice el método implementándolo en un soporte físico como puede ser un blog o una pequeña libreta. Durante un tiempo pensar la forma de adaptarlo, ya que se proponen una serie de patrones, pero la clave está en personalizarlo según nuestras necesidades. Como evolución, una vez que lo tenemos maduro, lo podemos aplicar en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico o en una de las múltiples aplicaciones que existen en el mercado.

Si quieres saber más sobre GTD  una buen forma es realizar cursos sobre gestión de tiempo, como pueden ser los de Estrategias y herramientas para mejorar la productividad ejecutiva. Otra opción interesante es buscar algún curso de productividad personal más generalista.