La realización de eventos corporativos es una gran oportunidad para las empresas que buscan captar clientes o ampliar su cartelera de clientes potenciales. Esta tendencia se ha extendido rápidamente en el mundo empresarial y se ha transformado en un aliado importante a la hora de ganar visibilidad y buena reputación para tu marca.
Si quieres saber cómo realizar una organización de eventos exitosa y cómo planificar y asegurar la viabilidad de cada acción prevista, continúa leyendo porque hoy te contamos todo lo necesario para organizar un evento empresarial y que no se te escape ningún detalle.
3 detalles a tener en cuenta para organizar eventos
Seguramente te estarás preguntando: y ahora ¿por dónde empiezo? Veremos, en estas primeras líneas, que lo principal será definir objetivos posibles. Sobre esa base nos aseguraremos un producción de calidad que dé lugar a unos buenos resultados
Definido esto querrás saber qué pasos debo seguir para conseguirlo, a continuación, te ofrecemos una guía definitiva para la gestión de eventos.
La pre-producción. El primer paso: la definición del briefing en donde establecemos las expectativas, revisamos el perfil de nuestros invitados, el número de asistentes, la fecha prevista y el lugar donde se realizará el establecimiento. Además deberemos estar atentos a estas otras cuestiones:
- Objetivos: debemos definir qué tipo de encuentro deseas realizar, con qué recursos cuentas, cuáles te harán falta y quién será tu público potencial. Elije una filosofía y un mensaje como vehículos para transmitir claramente lo que quieres celebrar.
- Invitaciones: Serán el principal instrumento de comunicación con el que contarás para atraer la mayor asistencia posible. Prevé con antelación el tiempo que necesitarás para enviarlas, de modo que puedas dar un margen a tus invitados para confirmar cuanto antes el número de asistentes.
- Fecha y el lugar: necesitarás de un espacio idóneo para el tipo de evento que vayas a realizar. Ten en cuenta todo: desde los accesos al aparcamiento. Aprovecha la tecnología para hacer de tu evento más innovador
- Presupuesto y patrocinios: debes estipular un presupuesto base para tu evento donde contemples los gastos principales: alquiler, catering, acreditaciones, personal, etc.
- Promoción de la celebración: una vez lista la planificación inicial, toca dar a conocer el evento. Aprovecha todas las herramientas a tu alcance: landing page, publicidad online y, fundamentalmente, las redes sociales.
La puesta en escena
¡Es el momento de la puesta en marcha! Debes ejecutar los planes previsto en la pre-producción, pero no olvides cuidar a los asistentes y al personal, ellos son el centro del evento.
Para garantizar que todo salga como estaba previsto, es conveniente mantener una reunión previa con todos los integrantes, si hay una buena coordinación y planificación, el evento irá sobre ruedas.
El balance de los resultados
Es fundamental en la organización de eventos, ya sean corporativos o no, medir los resultados obtenidos.
¿Has oído sobre el Retorno de Inversión (ROI)? Este será el índice que nos permite conocer cuáles son los beneficios monetarios obtenidos. Además nos brindará datos concretos para poder analizar nuestros gastos e ingresos, medir el impacto que hemos tenido en redes y conocer las opiniones de los asistentes mediante encuestas.
Tipos de actos corporativos
Existen distintos tipos de eventos según el acto empresarial que se quiera llevar a cabo, estos son algunos de los más populares
- Road Shows: son actos que buscan promocionar tanto el producto como la propia marca.
- Team Building: Mediante actividades en grupo realizadas fuera del lugar de trabajo se busca reforzar la unión del equipo.
- Conferencias, convenciones y congresos: en este tipo de eventos suelen celebrarse debates sobre un tema específico. Los expertos en la materia exponen su opinión, a la vez que aprovechan la ocasión para hacer networking.
- Ruedas de prensa: suele realizarse cuando la marca quiere conmemorar algo especial, como un aniversario, por ejemplo.
- Presentación de producto o servicio: se acerca el producto directamente al público, se aprovecha la ocasión para traer las novedades.
Los beneficios de los eventos corporativos
Como herramienta de branding, la organización de eventos funcionan muy bien como trampolín para dar a conocer nuevos productos y servicios o captar clientes y partners, pero estas no son las únicas ventajas, además podrás:
- Aumentar la reputación de la organización.
- Tener la oportunidad de realizar networking.
- Fomentar la comunidad y la comunicación directa con clientes potenciales.
- Mayor competitividad para diferenciarse en el mercado.
- Potenciar la visibilidad de la marca.
Errores que debes evitar
Como hemos visto, la organización de eventos aporta múltiples beneficios, in embargo, debemos ser cuidadosos y minimizar los errores más comunes que ponen en juego el protocolo establecido y la viabilidad de tu evento.
Algunos de los fallos más habituales son:
- La improvisación: no es bueno esperar a último momento para realizar las tareas. Es mejor prevenir y anticiparse a todo, no apuestes por improvisar. Una buena planificación es el alma de un evento, entre más preparado esté todo, mejor marchará la celebración.
- Elegir un presupuesto insuficiente: sé precavido con los números. La partida que elijas debe cubrir todas las necesidades del acto para que no falte nada.
- Excesiva autopromoción del acto: Un error frecuente, es mejor ser moderado e inteligente y no hacer demasiada propaganda de la propia marca.
- Sobrecarga de información: en caso de que planifiques ponencias para el evento, intenta que estas sean cortas y directas.
- Carecer de personal cualificado: rodéate de gente idónea para que puedan asistirte en todo momento y así evitar contratiempos.
