Perfil profesional de un auxiliar administrativo

El auxiliar administrativo es una figura clave dentro del funcionamiento de cualquier oficina, sin importar el área comercial en la que se mueva la empresa. Por la naturaleza de su perfil profesional, ser auxiliar administrativo requiere formación académica, destreza con el cálculo y las matemáticas, conocimientos básicos de redacción y herramientas para gestionar el tiempo.

Todas las habilidades que desarrolle, tanto profesionales como personales, confluyen en la correcta realización de su trabajo. Repasamos un poco este perfil profesional a continuación.

Funciones que desempeña un auxiliar administrativo

El objetivo principal de un auxiliar administrativo, la razón para la cual es contratado, es mantener el correcto y operativo funcionamiento de la empresa para la que trabaje. Esta es una ventaja, pues independientemente de la actividad comercial de la oficina, sus funciones están más orientadas al desenvolvimiento de la propia oficina y no a la actividad comercial en sí. ¿Por qué es una ventaja? Porque el área de acción de un auxiliar administrativo es amplia, pudiendo trabajar tanto en una multinacional como en un bufete de abogados.

Entre sus funciones están la administración de la información que genere la empresa, la gestión y administración de todo lo relacionado con la misma. También es responsable, en muchos casos, de la atención telefónica, del tratamiento de textos específicos e incluso de algunos de los clientes de la empresa.

Cualidades de un auxiliar administrativo

Un auxiliar administrativo que se precie, debe desarrollar ciertas habilidades personales para manejar situaciones de todo tipo. Dado que se dedica a varias tareas de comunicación, es importante ser eficaz y empático a la hora de transmitir mensajes, y debe darles el uso correcto a los canales disponibles. Además de su conocimiento y su experiencia, el perfil personal de este profesional debe ser el de una persona extrovertida y cordial.

Habilidades personales y sociales

Las tareas que cumplirá un auxiliar administrativo deben cumplir tiempos de entrega, así que lo primero que debe desarrollar es el sentido de la responsabilidad y la gestión de agenda. Esto cobra importancia si se trabaja en una oficina comercial, ya que tendrá que planificar reuniones empresariales con diferentes clientes para atender sus proyectos.

Por otro lado, desarrollar habilidades de comunicación será vital para desempeñarse en su cargo correctamente, pues parte de su trabajo será de cara al público. Podríamos afirmar que saber comunicarse educada y acertadamente es clave en este puesto de trabajo.

Habilidades y aptitudes profesionales

Las dos cualidades profesionales que primero debe desarrollar un auxiliar administrativo, son el manejo de números y la contabilidad. Esto debe venir de la mano del manejo de programas ofimáticos y de procesamiento de textos.

Su trabajo implica estar al tanto de todos los procesos vinculados a las administraciones públicas, en caso de que la empresa para la que preste funciones tenga relación con ellas.

Funciones laborales de un auxiliar

Las funciones de un auxiliar administrativo son variadas, pero es posible agruparlas de la siguiente manera:

• Labores de gestión diaria como envío de correos electrónicos y ordinarios, administración de archivos, atención de llamadas y visitas, gestión de inventario.
• Gestión y almacenamiento de información personal de cada trabajador.
• Gestión de agendas de contactos y actividades, tanto propia como de la oficina.
• Recepción de clientes e invitados, preparación de las reuniones y organización de eventos internos y externos de la empresa.
• Redacción de documentación, documentos y material relacionado.
• Apoyo al área contable, preparación de facturas y cálculo de presupuestos y gastos.

A estas podemos sumar todos los procesos administrativos en los que esté implicada la oficina correspondiente. Esto quiere decir que el auxiliar debe manejar la tramitación de expedientes oficiales y procesos administrativos.

Cómo se forma un auxiliar administrativo

Para recibir la formación académica necesaria y obtener una titulación que permita ejercer, existen varias vías. La más común es hacer un ciclo formativo superior, es decir, una formación profesional relacionada a la gestión empresarial y la administración. Otra vía es optar por una carrera universitaria en economía o mercado, una alternativa que no está necesariamente orientada a formar auxiliares administrativos, pero que pueden servirte para obtener la formación necesaria como auxiliar.

¿Y el mercado laboral? Los auxiliares pueden desempeñar sus funciones en el ámbito público y privado. Para optar por la primera opción, será necesario presentar las oposiciones para ser auxiliar administrativo del Estado y de otras Administraciones. Para ello, tendrás que atender a las convocatorias que se lanzan periódicamente. Para optar por un puesto de trabajo en el ámbito privado, bastará con optar por las vacantes ofrecidas.

Una ventaja para los auxiliares administrativos al ingresar al mercado laboral, es que los empleos relacionados al sector empresarial no dejan de estar en demanda de profesionales capacitados, es por ello que la formación como auxiliar administrativo puede representar muchas ventajas sobre otros candidatos con aptitudes similares, así que te sugerimos no descartarla de cara al futuro.