Cuando las empresas realizan eventos o actividades suelen necesitar personal diverso. La azafata de eventos suele ser uno de los perfiles más necesitados para estos casos, ya que, durante la celebración, de ella dependerá la imagen de la marca. La proyección que debe dar de ella debe ser cuidada y estar acorde a los valores que representan a la compañía.
Lo cierto es que la azafata puede ayudarnos a mejorar nuestra imagen de marca, por lo que hoy hablaremos sobre cuáles son las principales tareas que debe realizar y qué tipo de perfil es el más indicado para ser más provechosa a estos fines.
¿Qué es ser una azafata de eventos?
La azafata de eventos cumple un doble rol muy importante, en primer lugar, como hemos dicho, es la cara de la visible de tu marca, por lo que se encarga de dar una buena imagen; por otro lado, se ocupa de ayudar y recibir a invitados y asistentes. Parte de su labor es incitar y motivar a cada participante a que conozcan el producto, ofreciéndoles el mejor trato posible.
Asimismo, entre sus funciones básicas también oficia de guía para los asistentes, los ayuda a ubicarse en sus lugares indicados y puede repartir aperitivos, bebida o documentos y folletos, a la vez que realiza otras actividades comerciales. Son especialmente necesarias en caso de ferias, donde promocionan productos o servicios.
¿Por qué es importante contar con una azafata de eventos?
Ya hemos detallado algunos de los motivos por los que es importante contratar azafatas, sin embargo, son muchos los beneficios que puede aportar. Si eres el encargado de la organización de eventos de una empresa, es probable que seas consciente de la gran importancia que tiene potenciar la imagen de cara a los posibles clientes.
Este es, sin dudas, el principal beneficio que puede suponer la presencia de una azafata, ya que, se encargará de dar un trato más cercano a los invitados y ayudarles en todo lo posible. De este modo se mejora positivamente la imagen de la empresa. Las profesionales no solo garantizan un alto rendimiento del servicio durante el evento, además aportan elegancia y protocolo durante el mismo.
Las azafatas son las dueñas del evento, por ello son las que mejor lo conocen, sabiendo cómo actuar en ellos, incluso pueden ayudar a controlar al público en caso de complicaciones. Además tienen control sobre las actividades que se van a desarrollar, por lo que son fundamentales para que se cumpla con el timing del evento correctamente y no surjan retrasos
Por otro lado, muchas de las profesionales aportan idiomas. Por lo que pueden, incluso, asistir en labores de traducción a los invitados o a los ponentes que intervienen en el acto. Por último, cuentan con grandes habilidades comunicativas, ya que son especialistas en comunicación, lo que beneficia en ocasiones, cuando actúan de enlace entre los invitados, conectándolos y ayudando a crear nuevos contactos.
Tipos de eventos en los que trabaja una azafata
Por su polivalencia y su capacidad de adaptarse al medio, una azafata puede desempeñar sus funciones en distintos tipos de eventos. Por ejemplo, puede ayudar tanto en eventos corporativos internos, como en un congreso. Aquí veremos algunos de los tipos de eventos en los que suelen participar:
- Congresos
Los congresos son eventos organizados por una empresa o institución y pueden contener diferentes formatos como exposiciones, salones o conferencias. Las azafatas estarán encargadas de recibir y atender a los invitados y público en general, así como de ayudar en todo lo que sea necesario. Llevarán el registro de personas, el control de la sala y la entrega de agua o regalos.
- Evento de protocolo
En estos casos puedes necesitar azafatas de protocolo para los actos oficiales o inauguraciones. En primera instancia, están encargadas de la recepción y atención de las asistentes, además se ocupan de entregar obsequios a los asistentes y de ser enlace entre ponentes y asistentes.
- Eventos de imagen
Normalmente, se requiere de la presencia de una azafata de imagen en actos como presentaciones de productos o en eventos deportivos. Su principal tarea es ser la cara visible de una empresa o marca. Deben responder al tipo de imagen que requiere el promotor del evento, así que, el físico es lo primordial en este tipo de acontecimientos.
- Azafata transfer
Si organizas un evento en el que asisten personas de diferentes lugares, la azafata se encargará de guiar y acompañar a los invitados al evento durante el trayecto. Por ejemplo, realizan el servicio de recogida en el aeropuerto y traslado hacia el hotel o hasta el evento.
- Ferias
Durante las ferias, las azafatas se encargan fundamentalmente de atender e informar a los asistentes sobre la empresa para la que han sido contratadas, o bien, de los productos que se promocionan en la feria. En estos casos realiza también funciones comerciales.
¿Cuál es el perfil que debe tener una azafata?
El perfil de una azafata requiere de alguien con una amplia experiencia y con una actitud muy resolutiva, es probable que deba encargarse de solucionar diferentes problemas durante el propio evento. Veremos algunas de las aptitudes con las que debe contar:
- Buenas habilidades comunicativas para saber cómo tratar al público. Deben tratar adecuadamente a los asistentes e intentar solucionar cualquier duda que tengan. Asimismo, deben servir de unión entre los invitados, para que se sientan totalmente a gusto. Para ello, deben ser extrovertidas y amables.
- Dominar idiomas y poseer facilidad de conversación ya que esto hace que puedan incluso realizar funciones de traductoras con los invitados o ponentes.
- Proyectar una buena imagen y sean muy educadas, ya que son la imagen directa de la empresa o marca que decide contratar sus servicios.
- Contar con nociones sobre protocolo. Sobre todo aquellas que se dediquen a ser azafatas de protocolo, deben conocerlo y saber actuar en diferentes situaciones que lo requieran.
- Tener un perfil comercial. Deben conocer a fondo la empresa, para ello deberán profundizar en el briefing para conocer mejor los objetivos de la marca con el evento. Asimismo, pueden realizar algunas funciones comerciales, por lo que deben mostrar actitudes promocionales que inciten a los asistentes a conocer mejor el producto o a la compañía. Por ejemplo, son importantes en aquellos eventos como pueden ser las ferias.
En definitiva, contar con una azafata de eventos puede ayudarte si tienes previsto la organización de algún evento corporativo. Los beneficios son múltiples y ayudan en diferentes funcione. Ofrecen un perfil muy profesional y adaptado a cada tipo de evento.
Fuente: Escuela de Turismo & Gastronomía de los Pirineos
