En las empresas organizadoras de eventos son cada vez más demandadas por diferentes públicos, ya sea que se dediquen a espectáculos, eventos deportivos, reuniones, ferias, congresos o convenciones. Si estás pensando en convertirte en un gran organizador de eventos en este post te enseñaremos todo lo que necesitarás cumplir para lograrlo.
En las agencias o empresas de organización de eventos necesitarás contar con algunas características imprescindibles para dar el mejor servicio, desde empatía, creatividad, actitud comercial y vocación de servicios. Ya sean para espectáculos, eventos deportivos, congresos, convenciones, reuniones o ferias cuentan cada vez más con una mayor demanda. Así pues, si tu sueño es convertirte en un buen organizador de eventos debes cumplir con una serie de características: creatividad, capacidad de organización, actitud comercial, vocación de servicio y empatía. Además, deberás ir más allá y aportar auténtico valor al cliente.
¿A qué se dedican las empresas organizadoras de eventos?
Si es esto a lo que deseas hacer en tu vida profesional, será preciso que conozcas los tres grandes bloques de servicios de organización de eventos: eventos sociales para particulares (como despedidas, bodas, fiestas), eventos corporativos para empresas (presentaciones, congresos o inauguraciones) y los eventos públicos para instituciones o asociaciones (que van desde conciertos, exposiciones, espectáculos varios).
A continuación veremos exactamente qué hace una organizadora de eventos.
¿Cuál es su tarea?
Aunque la idea central es que un organizador de eventos puede encargarse de todos los aspectos integrales que conforman un evento, tampoco es estrictamente necesario que se ocupe de todo, en rigor, en muchos casos, solo se ocupa de los elementos centrales como la restauración, la planificación o la locación y no de todo a la vez. También puede centrarse en la comunicación, musicalización, los aspectos audiovisuales, la iluminación o en la decoración, las invitaciones o el catering
Podríamos dividir las tareas de las empresas organizadoras de eventos en los siguientes bloques:
- Los lugares y locales: restaurantes, fincas, hoteles, salas, locales, casas o cualquier emplazamiento que elijas.
- La comida y bebida: catering, cafetería, etc.
- La preparación del lugar: el mobiliario, el diseño y la decoración, la iluminación, en definitiva, la organización misma.
- Personal para el evento: incluye desde los artistas que animan el evento, hasta las azafatas que asisten, los fotógrafos que lo retratan y las celebridades que pueden convocar.
- Equipos y servicios técnicos: cámaras, micrófonos, focos, pantallas.
- Transporte: desde autobuses, taxis, hasta limusinas o aviones.
- Servicios extra: publicidad y redes sociales, servicios gráficos o de imagen, estilismo, intérpretes.
Preparación del evento y los profesionales
Sin dudas, de los elementos señalados anteriormente hay uno que destaca y que es necesario profundizar: la forma en que se organiza el evento. Esto es: la preparación del lugar y los profesionales que lo conforman.
Las empresas dedicadas a ello no pueden librar nada al azar, por lo que deben tomar conocimiento de todo lo que implique llevar adelante el evento, por lo que deberás saber desde como montar un atril (y cuando es pertinente utilizarlo), con qué clase de plantas puedes combinarlo para que la decoración sea lo más armónica posible, hasta el lugar exacto en el que situarás a cada concurrente o invitado. Deberás aprender a dominar la situación para sacar el máximo partido a cada lugar y, fundamentalmente, estar muy atento a cada detalle.
¿Qué tipos de profesionales son necesarios para llevar adelante un evento?
Al igual que cada uno de los elementos necesarios para tu evento, este tampoco es un hecho menor. Los profesionales son el alma de lugar, sin ellos no hay evento o espectáculo alguno. Son quienes te garantizan obtener los mejores resultados. Por ello es muy importante que entiendas que, dependiendo del tipo de acontecimiento que realices, hecharán falta un tipo u otro. Para estos casos, podremos requerir desde artistas, conferenciantes, azafatas, vendedores, fotógrafos, periodistas o influencers.
Los artistas o conferenciantes son clave en cualquier evento, pues influenciarán en el público motivándolos para que asistan. Las azafatas o azafatos, por su parte, son un pilar, no habrá un buen servicio sin ellas o ellos pues se encargan de comprobar las entradas, repartir folletos, comida y mucho más. Mientras que los expositores dan entidad e importancia a las ferias y eventos dedicados al comercio.
Finalmente, respecto a los fotógrafos o periodistas son de especial importancia en cuanto a la publicidad se refiere. Una rueda de prensa e incluir a periodistas entre tus invitados es la mejor forma de dar a conocer un evento sin tener que pagar por ello.
¿Qué es el organigrama y cómo hacerlo?
No hay empresas organizadoras de eventos que no cuente con un organigrama. Esto es la representación gráfica de la organización de una empresa o cualquier otra institución donde se incluyen todas las estructuras que la integran, eso incluye a las personas que las dirigen, las relaciones jerárquicas y competenciales, si es que existen entre los socios.
En el organigrama se ve claramente qué decisiones se toman, cuáles son las normas fijadas y las ordenes establecidas. Lo ideal es dividirlo en dos bloques: el primero contiene escrita la planificación y la organización de eventos festivos; mientras que, en el otro, está detallada el calendario y la organización de los corporativos.
En este sentido, cabe destacar que para una organización más cabal, no alcanza solo con conocer los detalles del evento, también es muy valioso e importante tener conocimientos sobre cómo se organiza una empresa para así entender qué es lo mejor que se puede hacer en casos concretos.
Formación y desarrollo curricular de la profesión
La profesionalización es muy importante para lograr grandes desarrollos en tu empresa de eventos, hoy en día, cada vez más, es imprescindible poseer de conocimientos específicos en el ámbito. Cada vez es más frecuente que los servicios que se soliciten requieran de la planificación muy personalizada y más detallada, lo que implica competencias cada vez más variadas y profundas.
Puedes elegir distintos programas y combinarlos con otros para lograr unos conocimientos más agudos a la hora de planificar eventos empresariales, deportivos, ferias o, incluso, como organizador de bodas y celebraciones particulares. Todo ello reunido te convertirá en un experto de la comunicación y de las empresas organizadoras de eventos.
Fuente: ESNECA
