Claves para crear un protocolo empresarial

¿Alguna vez te has preguntado cómo debes comportarte en los actos oficiales de tu empresa? El protocolo empresarial te indicará qué tienes que hacer. ¿No sabes qué es? Pues, es un conjunto de normas o instrucciones que guían a los miembros de una compañía en situaciones concretas, tanto en ceremonias, eventos o incluso en una relación entre trabajadores. Cada empresa lo aplica según su  propio criterio.

¿Para qué sirve el protocolo empresarial?

Un protocolo de empresas fija las normativas de conducta y comportamiento de los miembros de una asociación, permitiendo el orden en las relaciones tanto laborales como comunicativas. Al mismo tiempo, cumple la función de reglamentar la jerarquía y la estructura de la compañía, de modo de que esta sea correctamente respetada. Aplicarlo ayuda a crear y establecer el prestigio de una compañía entre sus miembros y sus clientes o inversores.

El protocolo empresarial define la imagen corporativa, que no depende solo del producto o servicio, sino de todos los elementos que la conforman. Por lo tanto, una imagen corporativa consolida sirve para unir a trabajadores y altos cargos para colaborar con la compañía.

Tipos de protocolo empresarial

Los distintos tipos de protocolos hacen a la imagen y a la reputación de la empresa, que debe ser seguida tanto por los trabajadores como por los directivos y los ayudará a crear relaciones con futuros inversores o clientes, según el evento o situación en la que se encuentre. Ten en cuenta que, según la situación, puede demandarse un tipo de protocolo especial:

• Estándar. Se establecen normas que todo trabajador debe aplicar en cualquier situación. Por ejemplo, cómo atender a un cliente o cómo presentarse ante un cliente.
• Eventos. Se refiere a actos o celebraciones internas o externas. Se pueden establecer normas de vestimenta para la cena de empresa o vestir con el color corporativo en la inauguración de una nueva sede.
• Actos públicos. Serían esas normas de comportamiento o conversación para eventos relacionados con el sector público. Es decir, en actos gubernamentales u oficiales.
• Contactos. Se establecen pautas para establecer contactos profesionales. Puede ser a nivel de conversación, gestos o imagen.
• Escrito. Hace referencia al libro de estilo que se debe seguir, por ejemplo, para escribir una carta o email.
• Interno. Marca las pautas de oficina y cómo deben actuar los miembros de la empresa entre ellos. Es decir, vestir correctamente, ser ordenado y utilizar un trato cordial entre miembros.

Cómo debe ser un manual de protocolo empresarial

Un buen protocolo debe oficiar como un manual o libro de instrucciones, donde se detallen todos los pormenores sobre cómo se realizan las acciones de la empresa. En este sentido, el manual debe ser:

• Práctico: debe incluir las normas protocolarias para situaciones habituales de la compañía y no saturar en información.
• De fácil acceso: es necesario que todos los miembros de la empresa tengan facilidad de acceder a él en cualquier momento.
• Conciso y claro: las pautas tienen que estar redactadas de forma clara. Tienen que evitarse los mal entendidos.
• Flexible: Las normas tienen que ajustarse a cada caso sin la necesidad de ser inamovibles.

Qué debe incluir el manual

Los manuales deben ser personalizados según las necesidades propias de la empresa, por ende la estructura puede presentar variaciones, aunque es recomendable incluir los siguientes apartados:

• Índice

Es la mejor forma de orientarse y de presentar los contenidos del manual. El índice permite que el lector se forme una idea general de los puntos que se incluyen, incluso le facilitará el encontrar la información fácilmente.

• Información sobre la empresa

Está claro que el manual debe hacer referencia a nuestra empresa, por lo cual no pueden faltar los datos relacionados, la historia, sus objetivos, valores. Además pueden sumarse los logos y demás elementos que hacen a la imagen corporativa.

• Capítulos

Es una forma práctica de organizar y subdividir el manual. En cada uno de ellos podrás recabar la información que necesites según la situación que lo demande, ten en cuenta que deberás tener redactado previamente cada tipo de protocolos.

Para hacerlo más práctico, el manual debe dividirse en capítulos. Cada uno de ellos tiene que recoger y explicar las normas según el tipo situación. Para ello se habrán redactado previamente cada tipo de protocolo a seguir, como los explicados anteriormente.

Reglas básicas del protocolo 

El protocolo debe darnos reglas claras sobre cómo comportarnos y sobre qué imagen empresarial queremos dar, por lo que será importante definir la etiqueta que se llevará tanto en eventos como en el día a día. Nunca sabes qué tipos de beneficios puede conseguir tu compañía a raíz de una buena presencia.

Aquí van algunas pautas básicas de cualquier protocolo. ¡Toma nota!

• La puntualidad. Llegar temprano a los lugares o reuniones demuestra el grado de compromiso que tiene una persona hacia una empresa. Si te retrasas por algún motivo, no está de más hacer una llamada o enviar un mensaje para avisar. Podemos considerar que más de 10 minutos es un retraso importante.
• El saludo. Es una muestra de cordialidad, educación y buen ambiente. Tampoco te olvides de la despedida. En resumen, la cordialidad y las buenas costumbres son un requisito básico.
• La imagen. Las primeras impresiones son muy importantes. La manera de vestir comunica la actitud de las personas y proyecta profesionalismo en el ámbito empresarial. No te vestirás de la misma forma si vas a una reunión o acudes a un evento social. En general, en el ámbito empresarial se transmite una imagen elegante, moderna y modesta. En el caso de un evento social, en la invitación se incluye el código de vestimenta a lucir.
• La ortografía. Es muy importante ya que faltas de este tipo dan una mala imagen en una presentación, no importa de qué tipo sea esta. Vigila siempre los detalles, la redacción y la ortografía de tus soportes visuales y aplícalo también cuando redactes correos corporativos o cualquier tipo de documento. El lenguaje debe ser formal y es recomendable revisar la redacción al final de todo.

Fuente: Inenka